Achte beim Rechnung schreiben auf die Pflichtangaben

Was musst Du beim Rechnung schreiben beachten?

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Als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler rechnest Du Deine Leistungen direkt mit Deinem Kunden ab, indem Du eine Rechnung schreibst. Nach der Lieferung Deiner Waren oder nach Fertigstellung eines Dienstleistungsauftrags stellst Du Deinem Kunden daher eine Rechnung. Hierbei musst Du in Österreich bestimmte Vorgaben beachten, damit Deine Rechnung rechtssicher ist und auch durch das Finanzamt anerkannt wird.

Welche Bedeutung hat eine Rechnung?

Die Rechnung – auch als Faktura bekannt – gehört zu den zentralen Dokumenten eines Unternehmens, die sich auf einen konkreten Geschäftsvorfall beziehen. Das Rechnungsdokument umfasst eine Aufstellung über konkrete Positionen, die zu einer Forderung in Form eines Entgelts führen. Beim Vorgang einer Rechnungsstellung sind mindestens zwei Parteien beteiligt. Der Auftragsnehmer stellt anhand der Rechnung die Forderung, während der Auftraggeber als Schuldner die Rechnung erhält. Die Rechnung versetzt den Auftragnehmer in die Lage, die Forderung genau nachzuprüfen und gegebenenfalls zu monieren. Aus diesem Grund hat die Rechnung auch die Aufgabe, konkrete Angaben darüber zu machen, welches Entgelt der Auftraggeber für welche Leistung verlangt.

Was bedeutet Fakturierung?

Die Fakturierung ist ein kaufmännischer Begriff, der das Ausstellen einer Rechnung bezeichnet. Doch die Fakturierung geht über das Schreiben der Rechnung hinaus. Denn im Zuge der Fakturierung erfolgt die zum Geschäftsvorfall gehörende Buchung auf ein entsprechendes Konto in der Buchführung, wie zum Beispiel auf das Konto Forderungen, Bank, Umsatzerlöse oder Kasse.

In Österreich bezeichnet die Fakturierung auch die Rechnungslegung, die die Buchführung im Allgemeinen sowie den Jahresabschluss von bilanzierenden Unternehmen umfasst.

Welche Regelungen sieht der Gesetzgeber für die Rechnung vor?

In Österreich regelt das Umsatzsteuergesetz im § 11 UStG 1994 die gesetzlichen Vorschriften, die die Rechnung betreffen. In seinem Gesetzeswerk gibt der Gesetzgeber genaue Regelungen über verschiedene Gesichtspunkte vor, die sich auf die Rahmenbedingungen einer Rechnung beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Vorgaben über:

  • Pflichten zur Ausstellung von Rechnungen
  • Pflichtangaben in der Rechnung
  • Vorschriften für verschiedene Rechnungsarten
  • Pflichtangaben für die Rechnung bei Ausfuhr von Lieferungen oder Leistungen
  • Kennzeichen der elektronischen Rechnung
  • Steuerangaben auf der Rechnung
  • Aufbewahrungspflichten von Rechnungen

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Wer muss eine Rechnung ausstellen?

Jeder Unternehmer, der mit seiner betrieblichen Tätigkeit Umsätze erzielt, hat die Pflicht, seine Einnahmen in Rechnung zu stellen. Dabei ist es unerheblich, ob der Empfänger der Rechnung ein anderes Unternehmen oder eine Privatperson ist. Auch wenn Du Lieferungen oder Leistungen erbringst, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, dann musst Du diese in Rechnung stellen. Auch Leistungen, für die die anfallende Umsatzsteuer durch den Rechnungsempfänger ans Finanzamt abgeführt werden muss, hast Du durch eine Rechnung entsprechend abzurechnen.

Welche Fristen gelten für die Rechnungsstellung?

  • Fristen für normale Rechnungen - unabhängig von der Höhe
    Deine Rechnungen musst Du innerhalb von sechs Monaten gegenüber Deinem Auftraggeber oder Warenempfänger stellen. Als Beginn der Frist für die Rechnungsstellung gilt der Zeitpunkt der Lieferung der Ware oder das Datum der Fertigstellung einer erbrachten Dienstleistung.
  • Fristen für Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren und für innergemeinschaftliche Lieferungen
    Stellst Du Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Rechnungen, für die das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt, dann gelten andere Fristen als für normale Rechnungen. Entsprechende Lieferungen und Leistungen musst Du bis spätestens zum 15. des Kalendermonats abrechnen, der auf den Monat der Lieferung oder der Leistungserbringung folgt.

Welche Regelungen gelten für die elektronische Rechnung?

Auch eine elektronische Rechnung gilt laut der gesetzlichen Regelungen als rechtskräftige Rechnung. Als Voraussetzung für die Gültigkeit einer elektronischen Rechnung hat der Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz festgelegt, dass der Rechnungsempfänger dieser Art der Rechnungsstellung ausdrücklich und nachweislich zugestimmt hat.

Als elektronische Rechnung gilt eine Forderung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die elektronische Rechnung muss drei zentrale Voraussetzungen erfüllen, damit ihre Gültigkeit anerkannt wird:

  • Echtheit ihrer Herkunft
    Mit der Echtheit der Herkunft bezeichnet der Gesetzgeber, dass die Identität des Rechnungsstellers oder des leistenden Unternehmens sicher gestellt ist.
  • Unversehrtheit des Inhalts
    Die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts erachtet der Gesetzgeber dann als gewährleistet, wenn dieser nicht verändert wurde.
  • Lesbarkeit
    Der Inhalt einer Rechnung muss in vollem Umfang lesbar und auch zu archivieren sein. Das bedeutet, dass sämtliche Rechnungsangaben eindeutig zu erkennen sind und dass die Rechnungsdatei über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht ohne Schaden erhalten bleibt.

Pflichtangaben der verschiedenen Rechnungsarten

Grundsätzlich kennt das österreichische Rechnungswesen drei Arten von Rechnungen. Die Rechnungsarten richten sich danach, welche Höhe der Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer aufweist. Die Höhe des Brutto-Rechnungsbetrags führt zu einer Staffelung, die unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung nach sich zieht. Das Umsatzsteuergesetz staffelt Rechnungen in drei Stufen:

  • Kleinbetragsrechnung
  • Normale Rechnung
  • Große Rechnung

Im Folgenden findest Du nun eine Auflistung, welche Anforderungen die unterschiedlichen Rechnungsarten erfüllen sollen und welche Pflichtangaben Du auf der jeweiligen Rechnung angeben musst.

Welche Anforderungen muss die Kleinbetragsrechnung erfüllen?

Als Kleinbetragsrechnungen gelten Forderungen mit einem Bruttobetrag in Höhe von bis zu 400 Euro. Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 11 Abs 6 folgende Angaben in der Kleinbetragsrechnung vor:

  • Name und Anschrift des Rechnung stellenden Unternehmens
  • Menge und Art der Lieferung oder
  • Art und Umfang der Dienstleistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung oder
  • Zeitraum für die Leistungserbringung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Dienstleistung in einer Summe
  • Steuersatz
  • Rechnungsdatum

Welche Angaben muss die normale Rechnung enthalten?

In den Staffelungsbereich der normalen Rechnung fallen Forderungen mit einem Bruttobetrag, der über 400 Euro und zugleich unter 10.000 Euro liegt. Die normale Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Name und Anschrift des Empfängers der Leistung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder
  • Art und Umfang der Dienstleistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung oder
  • Zeitraum für die Leistungserbringung
  • Bruttobetrag der Rechnung
  • Steuersatz
  • Rechnungsdatum
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Falls zutreffend Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Falls zutreffend Hinweis auf Differenzbesteuerung

Welche Pflichtangaben müssen große Rechnungen enthalten?

Übersteigt Deine Forderung einen Bruttobetrag in Höhe von 10.000 Euro, dann muss Deine Rechnung über die Angaben der normalen Rechnung hinaus weitere Rechnungsmerkmale enthalten:

  • Firmensitz
  • Firmenform
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers bei Ausfuhr von Leistungen an Unternehmen

Welche Regelungen gelten für Kleinunternehmer?

Das Umsatzsteuergesetz gibt im § 6 Abs. 1 Z. 27 UStG vor, dass Umsätze von Kleinunternehmern von der Pflicht zur Erhebung von Mehrwertsteuer befreit sind. Das Gesetz zählt Unternehmer, die Umsätze von weniger als 30.000 Euro pro Jahr erzielen, zu den Kleinunternehmern. In der Folge können Kleinunternehmer jedoch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Kleinunternehmer stellen ihre Rechnungen in der Regel gemäß der Rechnungen aus der entsprechenden Staffel. Hierbei passen sie die Angaben in den folgenden Merkmalen an:

  • Kleinunternehmer rechnen ihre Leistungen ohne Mehrwertsteuer ab. Daher entfällt auf ihrer Rechnung die Angabe des Steuersatzes.
  • Da Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen sie auf ihrer Rechnung keine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) angeben.
  • Daneben muss die Rechnung von Kleinunternehmern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufweisen.

Was ist eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren?

Das Reverse-Charge-Verfahren wendest Du bei Dienstleistungen an, die Du für Unternehmer im Ausland erbringst. Reverse Charge bedeutet die Umkehrung der Steuerschuld, die die Umsatzsteuer betrifft. Demnach schuldest nicht Du als Leistungserbringer Deinem Finanzamt die einkassierte Umsatzsteuer, sondern der Empfänger Deiner Rechnung. In einer Rechnung, bei der Du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest, stellst Du lediglich den Nettobetrag ohne Aufschlag der Mehrwertsteuer in Rechnung. Der Rechnungsempfänger muss anschließend im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens die noch nicht in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen.

Wann musst Du das Reverse Charge Verfahren anwenden?

Das Reverse Charge Verfahren kommt in Österreich zur Anwendung, wenn Du Geschäfte mit ausländischen Unternehmen tätigst.

Weitere Sonderfälle bei einem Nettoentgelt von mehr als 5.000 Euro:

  • Erbringung von Bauleistungen
  • Lieferungen von Mobiltelefonen
  • Videospielkonsolen
  • Laptops und Tablets
  • Lieferung elektronischer Schaltkreise
  • Lieferungen und Leistungen mit Sekundärrohstoffen (Schrott)
  • Metallwarenlieferungen.

Welche Bestandteile muss eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren enthalten?

Neben den Angaben, die eine normale Rechnung enthalten muss, sind für eine Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren die folgenden Angaben zu machen:

  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Empfängers der Rechnung
  • Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren

Die Reverse-Charge-Rechnung darf keine Steuer erheben. Die entsprechenden Angaben in Deiner Rechnung, wie die Nennung von Steuerbetrag und Steuersatz entfallen demnach.

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Wie kannst Du eine Rechnung formulieren und gestalten?

Neben den Pflichtangaben Deiner Rechnung gilt es, das Dokument durch Formulierungen und optische Elemente zu gestalten. Denn mit Deiner Rechnung stellst Du nicht nur eine abschließende Forderung an Deinen Kunden, sondern Du trittst noch einmal mit diesem in Kontakt und präsentierst Dein Unternehmen. Daher ist es erforderlich, dass Du Dich neben den gesetzlichen Anforderungen einer Rechnung auch mit der individuellen Formgebung auseinander setzt. Deine Rechnung kannst Du mit den folgenden Elementen ausstatten:

Einleitender Satz

Ein einleitender Satz kann den Kunden noch einmal freundlich ansprechen:

  • Gemäß unserem Angebot berechnen wir Ihren Auftrag wie folgt
  • Wir freuen uns, wenn Sie mit unserer Lieferung zufrieden sind
  • Wir freuen uns, wenn die Ausführung unserer Leistung Ihren Vorstellungen entspricht

Dank für die Bestellung oder den Auftrag

Ein Dank an den Kunden ist eine persönliche Anrede und zeigt die Wertschätzung der Geschäftsbeziehung an:

  • Vielen Dank für Ihre Bestellung
  • Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen
  • Wir bedanken uns für das entgegen gebrachte Vertrauen

Hinweis auf aktuelle Aktionen

Der Hinweis auf aktuelle Aktionen vermittelt dem Kunden, dass Dein Unternehmen daran interessiert ist, ihn weiterhin als Kunden zu behalten und zu bedienen:

  • Sonderverkauf ab 30. Juni
  • Rabattaktion startet im Mai

Abschließender Satz

Der abschließende Satz lädt zur zukünftigen Fortsetzung der Geschäftsbeziehung ein:

  • Wir freuen uns, wenn wir Sie wieder als unseren Kunden begrüßen dürfen
  • Wir freuen uns, Sie auch in Zukunft als unseren Kunden zu bedienen

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