Doppelte Buchfürhung

Doppelte Buchführung

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Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen sämtliche Geschäftsvorfälle in ihrem Betrieb dokumentieren, um ihre Umsätze, ihre Ausgaben und ihre Erträge im Rahmen einer Gewinnermittlung darzustellen. In Österreich stehen den Unternehmen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die doppelte Buchführung, beziehungsweise Bilanzierung als Systeme für die Ermittlung ihrer Gewinne zur Verfügung. Die Wahl der Gewinnermittlungsart steht Unternehmen nur unter streng festgelegten Voraussetzungen frei. Da beide Arten der Gewinnermittlung Vorzüge und Nachteile haben, sollten Unternehmen, die die Wahl zwischen den beiden Gewinnermittlungsarten haben, sehr genau abwägen, ob die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder die doppelte Buchführung für ihren Betrieb besser geeignet ist. Auf dieser Seite wird genauer auf die doppelte Buchführung eingegangen.

Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist ein System in der kaufmännischen Buchführung, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle erfassen. Die doppelte Buchführung stellt für Unternehmen die Grundlage, um den wirtschaftlichen Erfolg ihres Unternehmens zu ermitteln. Die Gewinnermittlung erfolgt in zweifacher Weise. Die beiden Gewinnermittlungsarten unterscheiden sich darin, welchen Aspekt des Unternehmenserfolgs sie untersuchen:

  • Bilanz
    Die Bilanz ermittelt insbesondere das Betriebsvermögen. Hierbei vergleicht die Buchführung das Betriebsvermögen eines Unternehmens zu den beiden grundlegend festgelegten Zeitpunkten zum Jahresanfang und zum Jahresende. Der so genannte Betriebsvermögensvergleich erteilt dabei Auskunft über die Vermögensentwicklung des bilanzierenden Unternehmens.
  • Gewinn und Verlust Rechnung
    Die zweite Art der Gewinnermittlung innerhalb der doppelten Buchführung ist die GuV. Sie stellt die Erträge eines Unternehmens den Aufwendungen gegenüber, um den Gewinn des Unternehmens innerhalb einer festgelegten Abrechnungsperiode zu ermitteln.

Was bedeutet „doppelt“ bei der doppelten Buchführung?

Zum einen ermöglicht die doppelte Buchführung die Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs durch den Einsatz der beiden Instrumente Bilanz sowie Gewinn und Verlustrechnung GuV. Zum anderen wird jede Geschäftsbewegung in der doppelten Buchführung in zwei Stufen gebucht. Die Kontierung erfolgt einmal bei der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und ein weiteres Mal mit dem Zahlungsein- oder Zahlungsausgang auf dem Bankkonto oder als Barzahlung.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist für viele Unternehmen verpflichtend, während eine festgelegte Gruppe von Unternehmen diese Form der Gewinnermittlung frei wählen kann.

Die doppelte Buchführung eines Wirtschaftsjahres geht von der Bilanz, die zu Beginn jedes Geschäftsjahres erstellt wird, aus. Im Laufe des Wirtschaftsjahres werden die einzelnen Geschäftsvorfälle auf Konten gebucht, um am Jahresende alle Konten wieder zu einer erneuten Bilanz – der Schlussbilanz – zusammenzufassen.

Zu den Beständen, die eine Bilanz ausweist, werden Konten eröffnet. Diese werden nach Aktiva und Passiva, beziehungsweise Soll und Haben unterteilt.

Wer hat die Pflicht zur doppelten Buchführung?

Die Pflicht zur doppelten Buchführung wird auch als Rechnungslegungspflicht oder Bilanzpflicht bezeichnet. Die Pflicht zur doppelten Buchführung in Österreich ist abhängig von der Rechtsform eines Unternehmens und von der Höhe der Umsätze: Einige Unternehmensformen müssen grundsätzlich die doppelte Buchführung in ihrem Unternehmen anwenden. Sie sind laut Unternehmensgesetzbuch § 189 UGB verpflichtet, die doppelte Buchführung anzuwenden. Demnach müssen Unternehmen mit den folgenden Rechtsformen eine Bilanz erstellen:

  • Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG
  • Eingetragene Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person einen unbeschränkt haftenden Gesellschafter stellt, wie die GmbH & Co KG

Alle weiteren Unternehmer sind dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie einen Umsatz erzielen, der die Grenze von 700.000 Euro übersteigt. Dabei gilt, dass die Buchführungspflicht erst im vierten Jahr eintritt, sofern in zwei aufeinander folgenden Wirtschaftsjahren der Schwellenwert um weniger als 300.000 Euro überschritten wurde. Erreicht der Umsatz zum Beispiel im ersten Jahr 2019 eine Höhe von 800.000 Euro und im zweiten Jahr 2020 eine Höhe von 900.000 Euro, dann beginnt die Pflicht, die doppelte Buchführung einzuführen, mit dem 1. Januar des vierten Jahres 2022.

Zudem entsteht die Pflicht, die doppelte Buchführung im darauffolgenden Jahr anzuwenden, wenn die Umsatzgrenze in Höhe von 1.000.000 Euro einmal überschritten wird.

Wann entfällt die Rechnungslegungspflicht?

Für bilanzpflichtige Unternehmen, die nicht aufgrund ihrer Rechtsform unter die Rechnungslegungspflicht fallen, kann die Pflicht zur doppelten Buchführung unter gegebenen Voraussetzungen auch wegfallen. Denn wenn die Umsätze eines Unternehmens in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren den Schwellenwert in Höhe von 700.000 Euro unterschreiten, dann gilt im dritten Jahr bereits keine Pflicht mehr, die doppelte Buchführung anzuwenden.

Grundsätzlich keine Pflicht zur Bilanzierung besteht für Einzelunternehmen und Personengesellschaften im ersten Jahr ihrer Neugründung, wenn sie nicht die Rechtsform GmbH & Co KG haben.

Zudem sind Angehörige der freien Berufe grundsätzlich von der Pflicht zur Bilanzierung befreit. Dazu gehören zum Beispiel

  • Ärzte
  • Rechtsanwälte
  • Notare
  • Steuerberater
  • Künstler
  • Schriftsteller
  • und viele mehr

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Grundlagen der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung fußt auf drei grundlegenden Bestandteilen. Diese sind:

  • Doppelte Buchung jedes Geschäftsvorfalls
  • Vergleich des Betriebsvermögens auf Basis der Eröffnungsbilanz und der Jahresschlussbilan
  • Ertragsermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung

Was sind die Bücher der doppelten Buchführung?

Die tragenden Instrumente der doppelten Buchführung bestehen in drei Arten von Büchern. Diese sind das Grundbuch oder Journal, das Hauptbuch und die Nebenbücher.

Was ist das Grundbuch?

Das Grundbuch dient als Grundlage für das Hauptbuch und weist die Übertragung von Buchungen in das Hauptbuch an. Das Grundbuch wird auch als Journal bezeichnet. Denn es funktioniert wie ein Tagebuch, das jeden Geschäftsvorfall in zeitlicher Abfolge ihrer Buchungen oder Belege einordnet. Dabei erhält jeder Geschäftsvorfall eine laufende Nummer. Daneben kennzeichnet das Grundbuch jeden Geschäftsvorfall mit Datum, Betrag, Beleg, Erläuterungen zum Geschäftsvorfall und mit einem Soll- und Habenkonto.

Welche Funktionen hat das Hauptbuch?

Das Hauptbuch organisiert das Kontensystem für die doppelte Buchführung. Als Schaltstelle dient das Hauptbuch dazu, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle in die für sie bereitstehenden Konten gebucht werden. Der Abschluss des Hauptbuches führt zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung am Ende des Geschäftsjahres. Der Jahresabschluss stellt ein zentrales Element für die doppelte Buchführung dar. Er dient nämlich nicht nur als Grundlage für steuerliche Abrechnungen und als Information über die Vermögensentwicklung eines Unternehmens. Daneben stellt der Jahresabschluss die Basis für die Eröffnungsbilanz des neuen Wirtschaftsjahres, das die Buchführung erneut eröffnet, dar.

Welche Nebenbücher hat die doppelte Buchführung?

In bilanzierenden Unternehmen gibt es meist mehrere und unterschiedliche Nebenbücher. Sie haben die Funktion, bestimmte Vorgänge, die im Kontensystem ausgeführt sind, genauer zu erläutern. Zu den am meisten verwendeten Nebenbüchern gehören zum Beispiel:

  • Das Warenbuch, in dem Ein- und Ausgänge von Waren verzeichnet werden.
  • Das Kontokorrentbuch nimmt Informationen zu Kunden oder Lieferanten auf.
  • Das Kassenbuch führt Zahlungseingänge und -ausgänge auf, die in bar gezahlt werden.

Wie funktioniert das Kontensystem?

Die Zentrale der doppelten Buchführung besteht in seinem Kontensystem mit der so genannten Soll und Haben Buchführung. Sie bildet ein System zur Erfassung von Geschäftsvorfällen, um diese in einem Konto und einem Gegenkonto abzubilden. In der Darstellung des Kontosystems liegt Soll, beziehungsweise die Aktiva, auf der linken Seite und Haben, beziehungsweise die Passiva, stehen auf der rechten Seite.

Was bedeutet Soll in der Buchführung?

Die Bezeichnung Soll bezeichnet die Forderungen des Unternehmens an seinen Kunden. Alle Beträge aus den Rechnungen eines Betriebs, die ein Kunde zu begleichen hat, stehen im Soll. Das Soll ist dabei einem Aktiv-Konto, das auch als Aktiva bezeichnet wird, zugeordnet.

Was bedeutet Haben in der Buchführung?

Im Haben stehen die Verbindlichkeiten des eigenen Unternehmens. Auf der Haben Seite trägt die Buchhaltung die Beträge aus Lieferantenrechnungen und anderen offen stehenden Zahlungsverpflichtungen ein, die der Betrieb noch zu bezahlen hat. Das Haben ist einem Passiv-Konto, das auch als Passiva bezeichnet ist, zugeordnet.

Was bedeutet Aktiva?

Die Aktiva bezeichnen die Aufwandskonten. Alle Ausgaben eines Unternehmens werden in den Aktiva oder Aufwandskonten verbucht. Dazu gehören zum Beispiel Büromaterial, Anlagegüter, Werbung und viele weitere Posten. Die Aktiva bezeichnen demnach grundsätzlich, wofür die finanziellen Mittel eines Betriebs eingesetzt werden.

Die Aktiva unterscheiden aktive Bestandskonten und Aufwandskonten.

  • Aktive Bestandskonten
    Die aktiven Bestandskonten erfassen zum Beispiel das Anlagevermögen oder das Umlaufvermögen.
  • Aufwandskonten
    Die Aufwandskonten buchen Ausgaben, die das Unternehmen für seinen Betrieb leistet.

Was bedeutet Passiva?

Die Passiva hingegen geben Auskunft darüber, wo die finanziellen Mittel des Unternehmens für einen Posten herkommen. Alle Einnahmen eines Unternehmens werden durch die Passiva und Ertragskonten aufgenommen. Die Passiva unterscheiden passive Bestandskonten und Ertragskonten.

  • Passive Bestandskonten
    Die beiden zentralen passiven Bestandskonten bezeichnen das Eigenkapital und das Fremdkapital. Beide Kapitalarten muss das Unternehmen als Schuld innerhalb eines festgelegten Zeitraums begleichen.
  • Ertragskonten
    Die Ertragskonten buchen alle Einnahmen, die das Unternehmen aus verschiedenen Quellen generiert.

Welche Arten von Konten gibt es im Kontensystem?

Im Grundsatz unterscheidet die doppelte Buchführung in ihrem Kontensystem zwischen den beiden Kontenarten Bestandskonten und Erfolgskonten.

Was sind die Bestandskonten?

Die Bestandskonten nehmen die Beträge aus Beständen in Form von Gütern oder Geldwerten auf. Sie zerfallen in aktive und passive Bestandskonten. Die Aktiva Bestandskonten geben Auskunft über das Vermögen eines Unternehmens. Die Passiva Bestandskonten hingegen nennen die Verbindlichkeiten.

Aktiva – Bestandskonten

Die Bestandskonten auf der Aktiva Seite bezeichnen die folgenden Vermögenswerte:

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • Aktive Rechnungsabgrenzung
  • Aktive latente Steuern
  • Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag
  • sonstige

Passiva – Bestandskonten

Die folgenden Vermögenswerte werden durch Bestandskonten auf der Passiva Seite bezeichnet:

  • Eigenkapital
  • Verbindlichkeiten
  • Rückstellungen
  • Passiver Rechnungsabgrenzungsposten
  • passive latente Steuern
  • sonstige

Was sind die Erfolgskonten?

Die Erfolgskonten beschreiben Vorgänge, die zu einem finanziellen Ergebnis führen. Das Ergebnis, das als buchhalterischer Erfolg bezeichnet wird, kann sowohl in einem Gewinn als auch in einem Verlust für das Unternehmen bestehen. Die Erfolgskonten unterscheiden die beiden Kontenarten Aufwandskonten und Ertragskonten.

Was ist ein Aufwandskonto genau?

Aufwandskonten nehmen Ausgaben des Unternehmens auf, die zu einer Minderung des Eigenkapitals führen. In den Aufwandskonten bucht die Buchhaltung Ausgaben, die das Unternehmen für seinen Betrieb leistet. Zu den Aufwandskonten zählen zum Beispiel nachfolgende Konten:

  • Büromaterial
  • Werbekosten
  • Fahrzeugkosten
  • Bewirtungskosten
  • Personalkosten
  • Raumkosten
  • Raumnebenkosten
  • Energiekosten
  • Heizkosten
  • Abschreibungen
  • Personalkosten
  • und viele mehr

Was ist ein Ertragskonto?

Als Gegenspieler zu den Aufwandskonten erfassen die Ertragskonten alle Zuflüsse an Werten, die zu einer Erhöhung des Eigenkapitals führen. Dazu gehören im Normalfall insbesondere die Umsätze eines Unternehmens. Alle Einnahmen, die ein Unternehmen erzielt, kommen in die Ertragskonten. Die Ertragskonten unterscheiden sich von den Bestandskonten dahingehend, dass die Erträge dem Unternehmen selbst zufließen und diesem gehören. Zu den Ertragskonten gehören zum Beispiel die folgenden Konten:

  • Einnahmen aus dem Verkauf von Waren
  • Einnahmen aus der Erbringung von Dienstleistungen
  • Werbeeinnahmen
  • Zinseinnahmen
  • und viele mehr

Was kennzeichnet die Gewinn und Verlustrechnung?

Der Gesetzgeber hat die Vorgaben für die Gewinn- und Verlustrechnung in Österreich im Unternehmensgesetzbuch § 231 UGB genau ausgeführt. Sie stellt einen zentralen Teil des Jahresabschlusses innerhalb der doppelten Buchführung dar. Die GuV stellt die Erträge den Aufwendungen innerhalb des Abrechnungszeitraums gegenüber. Dabei kann der Abrechnungszeitraum neben der jährlichen GuV auch unterjährig bestimmt werden. Die GuV gibt nachweislich Auskunft über die Höhe des Ertrags, die Art seines Zustandekommens sowie die Quellen von Erträgen und damit über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Ergibt sich in der GuV, dass die Erträge höher ausfallen als die Aufwendungen, dann hat das Unternehmen einen Gewinn zu verzeichnen. Liegen hingegen die Aufwendungen über den Erträgen, dann liegt ein Verlust vor.

Welche Vorteile hat die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle innerhalb eines Systems, das eine Zuordnung nach verschiedenen Gesichtspunkten ermöglicht. Da die doppelte Buchführung einen äußerst tiefen Einblick in die Vorgänge eines Unternehmens bereit stellt, eröffnet sie verschiedene Blickwinkel für die Auswertung der betrieblichen Erfolgs und der finanziellen Lage eines Unternehmens.

Durch die zusammenhängenden Einblicke in die Geschäftsabläufe liefern die Auswertungsergebnisse wichtige Anhaltspunkte für zukünftige Entscheidungen im Unternehmen. Damit ermöglicht die doppelte Buchhaltung eine betriebliche Auswertung, die der Unternehmensleitung Orientierung für wichtige Entscheidungen und bedeutende Impulse für die Zukunft geben kann.

Die doppelte Buchführung liefert eine nachweisliche und glaubwürdige Aussage über den finanziellen Zustand eines Unternehmens, sowie über die betriebliche Entwicklung und liefert fundierte Prognosen über eine zukünftige Erfolgserwartung. Die Auswertungsergebnisse können damit eine wichtige Grundlage für die Beurteilung liefern, wenn das Unternehmen an Kreditgeber herantritt. Die Unterlagen ermöglichen es dem potentiellen Geldgeber, die Kreditwürdigkeit des bilanzierenden Unternehmens zuverlässig einzuschätzen.

Gibt es auch Nachteile?

Die Nachteile der doppelten Buchhaltung liegen in erster Linie in ihrem Aufwand. Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen erfolgt in einem komplexen System und erfordert zudem fundiertes Fachwissen oder den Einsatz von entsprechend geschultem Fachpersonal.

Außerdem ergibt sich ein Nachteil für die Liquidität aus der doppelten Buchhaltung, da die Besteuerung nicht nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erfolgt. Vielmehr wird die Umsatzsteuer auch für Rechnungen fällig, deren Mehrwertsteuer dem Unternehmen noch nicht zugeflossen ist. In der Folge muss das bilanzierende Unternehmen die Umsatzsteuer dem Finanzamt für noch nicht erhaltene Zahlungen vorstrecken.

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Buchungssätze in der doppelten Buchführung – Beispiele

Beispiel 1 – einfacher Buchungssatz

Als Beispiel für einen einfachen Buchungssatz kann die Begleichung einer Rechnung durch einen Kunden per Überweisung herangezogen werden. Der Betrag für die Rechnung liegt bei 250 Euro.

Bei der Buchung kommen die Konten Bank und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum Einsatz.

Dabei wird der Betrag von 250 Euro in das Konto Bank im Soll eingetragen und derselbe Betrag im Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Haben.

Im Grundbuch erfolgt der folgende Eintrag:

  • Sollkonto an Habenkonto
  • Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 250 Euro
Beispiel 2 – zusammengesetzter Buchungssatz

In einem zusammengesetzten Buchungssatz werden mehrere Konten gleichzeitig eingesetzt. Diese befinden sich entweder im Soll oder im Haben.

Zum Beispiel begleicht ein Unternehmen eine Lieferantenrechnung in Höhe von 500 Euro durch zwei Überweisungen in Höhe von jeweils 250 Euro von zwei verschiedenen Konten.

Das Konto Bank A und das Konto Bank B wird dabei im Haben gebucht mit jeweils 250 Euro.

Zudem kommt der Betrag in Höhe von 500 Euro im Soll auf das Konto Verbindlichkeiten an Lieferungen und Leistungen.

Das Grundbuch erhält den folgenden Eintrag:

  • Sollkonto an Habenkonto
  • Verbindlichkeiten an Lieferungen und Leistungen 500 Euro Soll
    • an Bank A 250 Euro Haben
    • an Bank B 250 Euro Haben

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