Unternehmerwissen zu Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer

Wer ein Unternehmen betreibt, der muss sich mit Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer auseinandersetzen. Die Umsatzsteuer sorgt immer wieder für kontroverse Diskussionen in der Politik. Denn die Steuer belastet vor allem den Konsumenten und bringt einen erheblichen Aufwand an Verwaltung für die Unternehmen, aber auch für die Finanzverwaltung mit sich. Wie Du in Deinem Unternehmen mit Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer umgehen musst, erfährst Du in diesem Artikel.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer, die auch Mehrwertsteuer genannt wird, ist eine so genannte Verbrauchssteuer oder Konsumentensteuer. Denn die Umsatzsteuer geht zu Lasten des Endverbrauchers, der die Mehrwertsteuer für seine gekauften Waren und abgerechneten Dienstleistungen bezahlt. Dabei gelten für verschiedene Waren und Leistungen Steuersätze in unterschiedlicher Höhe.

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die für Lieferungen und Leistungen anfällt. Somit wird der Großteil der Geschäftsvorfälle in Österreich mit der Steuer belastet. Die gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Umsatzsteuer in Österreich gehen auf das Umsatzsteuerrecht der EU zurück, die dieses in Richtlinien vorgibt. Österreich hat das EU Umsatzsteuerrecht zum großen Teil im Jahr 1994 in nationales Recht umgesetzt. Daher trägt das Österreichische Umsatzsteuergesetz den Titel Umsatzsteuergesetz 1994 – UStG 1994.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Umsatzsteuerpflichtig sind in Österreich in der Regel alle Unternehmer. Jeder, der eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit selbstständig und auf eigene Rechnung ausübt oder ein kaufmännisches Gewerbe betreibt, zählt zu den umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Die Umsatzsteuerpflicht besteht auch für Freiberufler sowie für Vermieter.

Wer ist von der Umsatzsteuerpflicht befreit?

Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Unternehmer und Gewerbetreibende keine Umsatzsteuer für ihre Lieferungen und Leistungen erheben. Wer von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer befreit ist, der kann die geleistete Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen nicht geltend machen. Für diese muss er selbst aufkommen.

• Kleinunternehmer
  Wenn ein Unternehmer, der seinen Wohnsitz oder Betriebssitz in Österreich hat und mit seiner unternehmerischen Tätigkeit nicht mehr als 30.000 Euro im laufenden Kalenderjahr erzielt, dann ist er von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Für ihn gelten die Regelungen als Kleinunternehmer.
• Weitere Befreiungen
  Darüber hinaus sind auch Versicherungen und Versicherungsvertreter von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Auch für die Miete von Geschäftsräumen wird keine Umsatzsteuer fällig.
• Export in Drittländer
  Daneben sind auch Warenlieferungen in Drittländer von der Umsatzsteuer befreit. Unternehmen, die in Drittländer exportieren, dürfen den Vorsteuerabzug dennoch in Anspruch nehmen.

Wie funktioniert die Erhebung der Umsatzsteuer?

In der Regel müssen Unternehmen für ihre Waren und Dienstleistungen, die sie ihren Kunden liefern oder leisten, Umsatzsteuer verlangen. Die Umsatzsteuer wird in der Rechnung ausgewiesen und zusammen mit dem Rechnungsbetrag bezahlt.
Auf diese Weise zieht das Unternehmen die Umsatzsteuer von seinen Kunden ein. Den vereinnahmten Umsatzsteuerbetrag führt das Unternehmen danach an das Finanzamt ab. Im System der Umsatzsteuer nimmt das Unternehmen die Rolle eines Treuhänders ein, indem er eine Steuer kassiert, die nicht ihm gehört. Vielmehr verwaltet er den Steuerbetrag so lange, bis er diesen an das Finanzamt als dessen Eigentümer ausbezahlt.

Die Geschäftsvorfälle, für die Umsatzsteuer erhoben werden muss, sind im Umsatzsteuergesetz § 1 UStG genau vorgegeben. Demnach unterliegen der Umsatzsteuer die folgenden Vorgänge:

• Lieferungen und sonstige Leistungen von Unternehmern im österreichischen Inland, für die diese ein Entgelt verlangen und im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit erbringen, unterliegen der Umsatzsteuer. Dazu gehören auch die Dienstleistungen von Freiberuflern oder Leistungen von Handwerkern. Auch die Vermietung und Verpachtung von Wohnraum unterliegt der Umsatzsteuer, genauso wie die Überlassung von Urheberrechten oder Lizenzen.
• Der Eigenverbrauch von Unternehmern im Inland muss ebenso mit Umsatzsteuer belegt werden. Das bedeutet, wenn ein Unternehmer Aufwendungen erbringt, die seinem Unternehmen dienen, dann wird Umsatzsteuer fällig.
• Die Einfuhr von Gegenständen wird mit Umsatzsteuer belegt. Sie wird auch als Einfuhrumsatzsteuer bezeichnet. Einfuhrumsatzsteuer wird dann fällig, wenn eine Ware aus einem Drittland außerhalb der EU nach Österreich eingeführt wird.

Welche Steuersätze gelten in Österreich für die Umsatzsteuer?

In Österreich gelten drei Steuersätze für die Umsatzsteuer. Der Normalsteuersatz beträgt 20 Prozent. Neben dem Normalsteuersatz gibt es den ermäßigten Steuersatz in Höhe von 10 Prozent und den speziell ermäßigten Steuersatz mit 13 Prozent.

• 10 Prozent Umsatzsteuer
  Der ermäßigte Steuersatz mit 10 Prozent gilt zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher und Zeitungen sowie für die Vermietung für Wohnzwecke. Auch land- und forstwirtschaftliche Produkte sowie der Transport von Personen mit Ausnahme des Luftverkehrs werden mit 10 Prozent Umsatzsteuer belegt. Daneben fällt für die Beherbergung in Hotels, Gaststätten und Privatzimmern, sowie für viele weitere Gegenstände und Leistungen 10 Prozent Umsatzsteuer an.
• 13 Prozent Umsatzsteuer
  Der speziell ermäßigte Steuersatz von 13 Prozent wird für Eintritte zu Sportveranstaltungen oder ins Schwimmbad erhoben. Er gilt daneben für Tiere, für Pflanzen oder für Saatgut. Auch für Kulturveranstaltungen, für Holzlieferungen oder den Verkauf von Wein durch den Winzer sowie für viele weitere Gegenstände fallen 13 Prozent Umsatzsteuer an.

Unterscheidet sich die Mehrwertsteuer von der Umsatzsteuer?

Die Mehrwertsteuer ist mit der Umsatzsteuer identisch. Während der Begriff Umsatzsteuer ein steuerrechtlicher Ausdruck ist, wird umgangssprachlich der Begriff Mehrwertsteuer verwendet.

In der steuerlichen Behandlung hat alleine der Begriff Umsatzsteuer eine Bedeutung. Dahingegen wird die Umsatzsteuer in der Abrechnung meist als Mehrwertsteuer bezeichnet. Bezahlt der Kunde in seiner Rechnung die Mehrwertsteuer, dann zieht der Unternehmer dabei im rechtlichen Sinne einen Umsatzsteuerbetrag ein. Den Steuerbetrag führt der Unternehmer dann auch als vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Was ist die Vorsteuer?

Auch die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer aus einer anderen Perspektive. Denn die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen aufgrund einer Eingangsrechnung an ein anderes Unternehmen für eine Ware oder Leistung ausbezahlt. Für das Unternehmen, das die Leistung empfängt, ist die in der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer eine Vorsteuer. Denn diesen Steuerbetrag bezahlt das Unternehmen als gewerblicher Käufer oder Empfänger einer Dienstleistung. In der Buchhaltung bezeichnet das Unternehmen die bezahlte Mehrwertsteuer als sogenannte „geleistete Vorsteuer“.

Die Vorsteuer ist ein wichtiger steuerrechtlicher Begriff, der dafür sorgt, dass die Umsatzsteuer in der gesamten Wertschöpfungskette einer Ware oder Dienstleistung nicht bei jedem Fertigungsschritt höher wird und aufläuft. Vielmehr erhalten Unternehmen durch die Vorsteuer die Möglichkeit, die vereinnahmte Umsatzsteuer aus eigenen Rechnungen mit der bezahlten Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen zu verrechnen. Das System führt dazu, dass lediglich der Kunde am Ende der Wertschöpfungskette mit der Mehrwertsteuer belastet wird.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Ausgangsrechnung - Umsatzsteuer
Wenn ein Unternehmen seinem Kunden eine Rechnung stellt, dann weist diese Ausgangsrechnung neben dem Betrag für die Ware oder Leistung auch Mehrwertsteuer aus. Mit dem Zahlungseingang des Rechnungsbetrags durch den Kunden erhält der Unternehmer also nicht nur einen Ertrag für seine Leistung, sondern auch einen Mehrwertsteuerbetrag.

Umsatzsteuer zusammenfassen
In regelmäßigen Abständen – meist entweder monatlich oder vierteljährlich – rechnet die Buchhaltung des Unternehmens die vereinnahmte Umsatzsteuer aus sämtlichen Ausgangsrechnungen zu einem Betrag zusammen.

Eingangsrechnung - Vorsteuer
Wenn das Unternehmen selbst Kunde wird und eine Rechnung durch einen Lieferanten erhält, dann heißt diese Rechnung Eingangsrechnung. Auf dieser ist ebenso ein Umsatzsteuerbetrag enthalten, den das Unternehmen zu bezahlen hat.

Vorsteuer zusammenfassen
Die bezahlte Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen wird durch die Buchhaltung ebenso in regelmäßigen Abständen zu einer Summe zusammengezählt.

Die Buchhaltung spielt im Unternehmensalltag eine zentrale Rolle, bekommt aber gerade in kleinen oder mittleren Unternehmen oft nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdient. In einem weiteren Beitrag erfährst Du, warum und wie eine Buchhaltungssoftware hier unterstützen kann.

Umsatzsteuer mit Vorsteuer verrechnen
Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung oder der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen wird die Gesamtsumme aus vereinnahmter Umsatzsteuer dem Gesamtbetrag aus gezahlter Vorsteuer gegenüber gestellt. Dabei wird die Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen. Der Restbetrag ist die so genannte Umsatzsteuer-Zahllast. Diese ist die Umsatzsteuerschuld, die das Unternehmen an das Finanzamt abführen muss.

Vorsteuerguthaben
Wenn die Summe aus gezahlter Vorsteuer höher ausfällt als der Betrag der vereinnahmten Umsatzsteuer, dann ergibt sich ein Vorsteuer-Überhang. Dieser stellt ein Guthaben für das Unternehmen beim Finanzamt. Der Betrag wird entweder als Gutschrift beim Finanzamt niedergelegt, um bei der nächsten Umsatzsteuererklärung mit der dann fälligen Umsatzsteuerschuld verrechnet zu werden oder das Finanzamt bezahlt dem steuerpflichtigen Unternehmen den Vorsteuer-Überhang in Form der so genannten Vorsteuererstattung aus.

Verrechnung der Umsatzsteuer – Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Nur Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, können die vereinnahmte Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen. Als vorsteuerabzugsberechtigt gelten Unternehmer, die die Pflicht haben, Umsatzsteuer zu erheben. Die Umsatzsteuerpflicht führt demnach auch automatisch zur Berechtigung, die Vorsteuer geltend zu machen. Neben der Voraussetzung, dass ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt sein muss, stellt der Gesetzgeber für den Vorsteuerabzug noch weitere Bedingungen:

• Die Verwendung der empfangenen Ware oder der erhaltenen Leistung muss mit einem Anteil von mindestens 10 Prozent für das eigene Unternehmen dienen. Die Ware oder Leistung kann durch den Unternehmer auch privat genutzt werden. Für die Privatentnahme oder den Privatverbrauch von betrieblich verwendeten Waren oder Leistungen muss dann wieder Steuer bezahlt werden. Dieser Posten ist in der Steuererklärung an entsprechender Stelle anzugeben.
• Die Ware oder die Leistung muss den Zweck erfüllen, dem Unternehmen bei seiner betrieblichen Tätigkeit zur Gewinnerzielung zu dienen.
• Die Lieferung oder Leistung muss tatsächlich bereits erfüllt sein. Denn solange die Erfüllung noch aussteht, besteht die Möglichkeit der Rückgabe. Das würde zu einer Aufhebung des Geschäftsvorgangs führen. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf die Vorsteuererstattung.
• Die Eingangsrechnung, die den Vorsteuerbetrag enthält, muss vor einer Verrechnung des betroffenen Betrags auch bereits bezahlt sein.
• Die Eingangsrechnung muss formal und inhaltlich richtig sein. Die Vorschriften zur ordnungsmäßigen Buchführung müssen bei der Erstellung der Eingangsrechnung erfüllt sein. Andernfalls erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht als Beleg für die bezahlte Vorsteuer an. Ohne gültigen Beleg kann in der Folge auch keine Vorsteuer geltend gemacht werden
• Die Umsatzsteuer auf der Rechnung muss richtig berechnet und ausgewiesen sein
• Die Gültigkeit der Umsatzsteueridentifikationsnummer UID ist eine weitere Voraussetzung für die Geltendmachung der Vorsteuer. Denn nur wenn der Lieferant ein Unternehmen ist, dann hat er auch die Berechtigung, Umsatzsteuer zu erheben. Hat der Lieferant die Umsatzsteuer unberechtigt erhoben, dann muss der gewerbliche Kunde diese zurückfordern.

Rechenbeispiel für die Umsatzsteuer

Für die Herstellung eines Schreibtisches verlangt der Schreiner nach der Fertigstellung in seiner Rechnung 200 Euro. Für die Herstellung des Tisches wird der Normalsteuersatz der Umsatzsteuer in Höhe von 20 Prozent fällig. Auf seiner Rechnung gibt der Schreiner an, dass er Mehrwertsteuer in Höhe von 20 Prozent erhebt. Daneben weist er den Mehrwertsteuerbetrag in Höhe von 40 Euro aus. Die Gesamtsumme der Rechnung beträgt 240 Euro. Für den Schreiner entsteht eine Umsatzsteuerschuld in Höhe von 40 Euro.

Bei der Herstellung des Tisches hat der Schreiner Rohstoffe verarbeitet, die er von einem Lieferanten bezogen hat. Mit der Lieferantenrechnung in Höhe von 120 Euro hat der Schreiner 20 Euro Umsatzsteuer bezahlt.

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnet der Schreiner die Umsatzsteuerschuld mit seiner geleisteten Vorsteuer. Der Rest in Höhe von 20 Euro ist die Steuerschuld, die er an das Finanzamt ausbezahlt.

Wie wird Umsatzsteuer gebucht?

Der Vorgang für das oben beschriebene Beispiel wird in der Buchführung des Schreiners erfasst und beschrieben wie folgt:

Buchung
Auf das Konto Wareneinkauf kommt der Nettobetrag der Eingangsrechnung in Höhe von 100 Euro.
Buchungssätze
20 Euro Vorsteuer 20% an 120 Euro Verbindlichkeiten aus Wareneinkäufen
20 Euro Umsatzsteuer 20% an 20 Euro Vorsteuer 20%
240 Euro Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an 200 Euro Umsatzerlöse
40 Euro Umsatzsteuer 20% an 40 Euro Vorsteuer 20%

Auf dem Konto Vorsteuer 20% entsteht durch dabei eine Verbindlichkeit von 20 Euro.

Wie funktioniert die Umsatzsteuererklärung?

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung erstellen. Die Umsatzsteuererklärung ist entweder in Papierform oder elektronisch zu übermitteln.

Für die Steuererklärung stellt das Finanzministerium vorbereitete Formulare bereit, die der Steuerpflichtige ausfüllen muss. Das Formular liefert eine vorgegebene Form für die Steuererklärung, in der die Angaben in den vorbereiteten Zeilen einzutragen sind.

Im Rahmen der Umsatzsteuererklärung gibt das Unternehmen die Summe seiner vereinnahmten Umsatzsteuer an. Auch die geleistete Vorsteuer wird in der Steuererklärung angegeben. Der Restbetrag aus der Differenz stellt die Umsatzsteuerschuld, die das Unternehmen an das Finanzamt ausbezahlen muss.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung und der Umsatzsteuervoranmeldung befreit.

Welche Fristen gelten für die Abgabe der Umsatzsteuererklärungen?

• 30. April
  Die Umsatzsteuererklärung, die in Papierform erstellt wird, muss bis zum 30. April des Folgejahres beim Finanzamt abgegeben werden.
• 30. Juni
  Wer die elektronische Übermittlung über das Steuerportal des Finanzministeriums mit dem Namen FinanzOnline nutzt, der muss die Umsatzsteuererklärung bis zum 30. Juni abgeben.
• Fristverlängerung durch Steuerberater
  Unternehmen, die einen Steuerberater beauftragen, erhalten eine automatische Verlängerung der jeweiligen Fristen.
• Fristverlängerung auf Antrag
  Auf Antrag kann der Steuerpflichtige beim Finanzamt eine Fristverlängerung für die Abgabe seiner Steuererklärung erwirken.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine vorläufige Erklärung gegenüber dem Finanzamt und wird unterjährig in regelmäßigen Abständen dort abgegeben. Im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung müssen die ermittelten Steuerschulden an das Finanzamt ausbezahlt werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die Jahressteuererklärung. Die UVA erfolgt entweder mit dem Formular U 30 auf Papier oder durch das elektronische Formular auf FinanzOnline.

Welche Fristen gelten für die Umsatzsteuervoranmeldungen?

Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen erfolgt unterjährig in unterschiedlichen regelmäßigen Abständen. Wie oft eine UVA im Jahr erstellt werden muss, ist abhängig vom Umsatz eines Unternehmens:

• Monatliche Abgabe UVA
  Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 100.000 Euro erzielt haben, müssen die Umsatzsteuervoranmeldung UVA monatlich erstellen.
• Vierteljährliche Abgabe UVA
  Wer im Vorjahr einen Umsatz zwischen 30.000 Euro bis 100.000 Euro erzielt hat, der muss die UVA vierteljährlich abgeben.

Die UVA muss bis spätestens zum 15. Kalendertag des zweitfolgenden Monats, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, abgegeben werden. Auch die Umsatzsteuervorauszahlung hat zum gleichen Termin zu erfolgen.

Nach Ablauf des Kalenderjahres wird die so genannte Umsatzsteuerveranlagung durchgeführt. Die unterjährig im Zuge der UVA bezahlte Umsatzsteuerschuld wird mit der Steuerschuld, die sich für das gesamte Kalenderjahr aus der Umsatzsteuerjahreserklärung ergibt, abgeglichen und verrechnet. Im Idealfall decken sich jedoch die Werte, sodass die Jahreserklärung lediglich eine Zusammenfassung der unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen stellt.

Weitere Beiträge zu Steuern in Österreich: