Achte beim Mahnung schreiben auf die Pflichtangaben

Mahnungsvorlage

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Mahnungsvorlagen erleichtern Dein Mahnwesen enorm. Für viele Unternehmer ist das Mahnungen schreiben ein unliebsames Thema, denn sie befürchten, einen schwer erarbeiteten Kunden zu vergraulen. Dabei ist häufig Gegenteiliges der Fall: die meisten Kunden empfinden eine gut formulierte Mahnung als professionell und seriös. Manch ein Kunde wird sogar dankbar für die Zahlungserinnerung sein. Ein systematisches Mahnwesen verbessert Deine Kundenbeziehung und hilft Dir dabei, Dein Unternehmen liquide zu halten. In der Folge ist es für jedes Unternehmen essentiell, ein funktionierendes Mahnwesen aufzubauen. Wir geben Dir mit unserem Mahnvorlagen-Paket eine Hilfestellung. Das Paket enthält vorformulierte Muster für die:

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Anleitung - Mahnungsvorlage bearbeiten

  1. Lade dir Deine kostenlose Mahnungsvorlage herunter
  2. Tausche das Musterlogo in der Kopfzeile gegen Dein eigenes Logo aus
  3. Personalisiere die Vorlage, indem Du Deine Adress- und Kontaktdaten in der FuĂźzeile und links unter der Kopfzeile einpflegst.
    Mit dem Firmennamen und ggf. Deiner Unterschrift unter der GruĂźformel verleihst Du Deiner Rechnungsvorlage eine individuelle Note. FĂĽge dafĂĽr einfach ein Bild, z.B. ein Handyfoto, Deiner Unterschrift in die Vorlage ein. Mit Word kannst Du das Bild Deiner Unterschrift zuschneiden und skalieren.
    Tipp: Speichere nach diesem Schritt. So erhältst Du Deine personalisierte Vorlage.
  4. Ergänze Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  5. Fülle Betreff und Einstiegszeile aus und achte dabei auf eine persönliche Ansprache. Nenne den zugrundelegenden Auftrag und das Datum im Betreff.
    Beziehe Dich in der Anrede namentlich auf Deinen Gesprächspartner.
  6. Weise den geschuldeten Gesamtbetrag aus.
  7. Im Abschlusssatz sollten die Zahlungsmodalitäten und erneut eine Zahlungsfrist festgelegt werden.
  8. Speichere die Mahnung ab und verschicke sie an Deinen Kunden.

Was ist eine Mahnungsvorlage?

Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung verschickt, jedoch hat der Kunde immer noch nicht gezahlt. Um Missverständnisse zwischen Dir und Deinem Kunden zu vermeiden und um schneller an Dein Geld zu kommen, solltest Du ein systematisches Mahnwesen in Deine Buchhaltung integrieren.
Üblicherweise wird als erster Schritt eine Zahlungserinnerung oder auch 1. Mahnung versandt. Die richtige Formulierung ist hierbei eine Gratwanderung. Eine Mahnungsvorlage kann Dir dabei helfen, höfliche, aber direkte Worte zu finden und Unklarheiten aus dem Weg zu räumen, denn es kann durchaus sein, dass Dein Kunde die Rechnung lediglich vergessen hat. Du solltest bis zu drei Mahnungen schreiben, bevor du ein gerichtliches Mahnverfahren anstrebst. Dabei ist es wichtig, Deinem Gegenüber klar zu vermitteln, welche Konsequenzen ihm drohen, wenn er den offenen Zahlungsbetrag nicht begleicht. Selbstverständlich ist es für Dich wichtig, vorab klar zu sein, wann Du mit einem gerichtlichen Mahnverfahren eskalierst. Einen offenen Rechnungsbetrag von 2,50 Euro kann man getrost einmal vergessen. Allerdings ist es auch wichtig, insgesamt nicht zu viele Zahlungsausfälle anzusammeln, beziehungsweise bei dem einen oder anderen Kunden auch einmal eine Grenze zu setzen.

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Diese Angaben sollte eine Mahnung enthalten

Falls es doch zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, belegen die Mahnungen Deinen guten Willen. Um Deine Mahnungen vor Gericht verwerten zu können, sollten sie folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungsangaben
    Deine Mahnung sollte die wichtigsten Angaben aus Deiner Rechnung enthalten. Damit Dein Kunde sie eindeutig zuordnen kann, musst Du Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Rechnungsbetrag angeben.
  • Neuer Zahlungstermin
    Deine Mahnung muss eine weitere Zahlungsfrist oder einen neuen Zahlungstermin enthalten, damit sie eine Wirkung erzielen kann. Wenn Du mehrere Mahnstufen anwendest, setzt Du in jeder Mahnstufe jeweils neue Zahlungstermine oder -fristen fest.
  • Konsequenzen bei erfolgloser Mahnung
    Bei Deiner letzten Mahnung kannst Du einen Endtermin für die Zahlung vorgeben und bei weiterer Säumnis die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro ankündigen.
  • Zinsen
    Es ist Dein gutes Recht, Verzugszinsen für den entstandenen Aufwand zu erheben. Die Verzugszinsen musst Du entsprechend der gesetzlichen oder vertraglichen Zinsen errechnen und in der Mahnung aufführen. Gib zusätzlich den verwendeten Zinssatz an.

Was sind die Vorteile einer Mahnungsvorlage?

Das Mahnwesen verbraucht viele Ressourcen. Entweder musst Du oder einer Deiner Mitarbeiter Mahnungen schreiben, verschicken und im schlimmsten Fall ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Der Mitarbeiter und die Zeit fehlen Dir anderweitig bei der Kundenakquise oder Weiterentwicklung Deines Unternehmens. Dennoch lohnt es sich im Hinblick auf die Kundenbeziehung und die Liquidität Deines Unternehmens, ein gut strukturiertes Mahnwesen in Dein Unternehmen zu integrieren, denn die Akquise neuer Kunden gestaltet sich kostspieliger als die Pflege von Bestandskunden.

Mahnen mit Stil

Unsere Mahnungsvorlagen geben Deinem Mahnwesen Struktur. Desweiteren sparst Du durch unser vorgefertigtes Design Zeit beim Erstellen der Mahnungen. Für viele Unternehmer stellt die richtige Wortwahl ein weiteres Problem da. Unsere Vorlagen enthalten professionelle Formulierungen, mit denen Du Deinen Kunden höflich zur Begleichung des offenen Betrags bittest.

Vorteile einer Rechnungssoftware

Solltest Du häufiger Mahnungen schreiben müssen, könnte es für Dich praktisch sein, für diesen Prozess eine Software zu nutzen. Moderne Rechnungssoftwares können das Mahnwesen automatisch abbilden: hast Du über die Rechnungssoftware eine Rechnung geschrieben und Dein Bankkonto mit der Software verknüpft, so sieht die Software selbstständig nach, ob die offene Rechnung beglichen wurde. Ist die Rechnung innerhalb der festgelegten Zahlungsfrist nicht gezahlt worden, kann eine Buchhaltungssoftware selbstständig eine freundliche Zahlungserinnerung oder bereits eine erste Mahnung verschicken. So musst Du nicht permanent überprüfen, welche Rechnungen noch offen oder schon bezahlt sind und kannst Dich um Dein Unternehmen kümmern.

Eine Rechnungssoftware, die ein automatisches Mahnwesen besitzt, ist Billomat. Du kannst mit wenigen Klicks Billomat so konfigurieren, dass es Dir komplett das Mahnwesen abnimmt. Sieh Dir die Funktionsweise in aller Ruhe an: Du kannst Billomat 60 Tage unverbindlich und kostenlos ausprobieren. Wenn Dich Billomat in dieser Zeit nicht ĂĽberzeugen kann, entstehen Dir keinerlei Kosten oder Verpflichtungen.

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