Achte beim Rechnung schreiben auf die Pflichtangaben

Rechnungsvorlagen

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Die Rechnung ist ein zentraler Beleg in der Buchhaltung. Anhand der Rechnung machst Du Deine Forderung geltend, gleichzeitig gibst Du Deinem Kunden eine Übersicht über die erbrachten Leistungen. Strukturierte und übersichtliche Rechnungen erleichtern Dir und Deinem Kunden die Buchhaltung. Rechnungsvorlagen helfen Dir dabei, eine gute Geschäftsbeziehung zu Deinem Kunden aufzubauen, denn eine gute Rechnung rundet Deinen Auftrag ab und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Rechnungsvorlagen sorgen für Vollständigkeit und beugen Missverständnissen in der Auftragsabwicklung vor. So erhältst Du schneller Dein Geld und vermeidest Zahlungsausfälle. Je nach Rechnungsbetrag muss Deine Rechnung unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen:

  • Kleinbetragsrechnung (bis zu 400€)
  • Normaler Rechnung (400€ - 10.000€)
  • Großer Rechnung (mehr als 10.000€)

Unternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen eine so genannte Kleinunternehmerrechnung ausstellen. Hierbei muss ein Vermerk auf der Rechnung gemacht und auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichtet werden.
Eine gut strukturierte Rechnung vermeidet Unstimmigkeiten zwischen Dir und Deinem Kunden, damit beugst Du dagegen vor, im Nachgang Dein Geld nicht zu bekommen und lästige Mahnungen schreiben zu müssen.
Um Dir die Buchhaltung zu erleichtern, haben wir für Dich ein Paket mit kostenlosen Vorlagen zusammengestellt. Anhand unserer kostenlosen Rechnungsvorlagen erstellst Du ohne Probleme vollständige und ansprechende Rechnungen.

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  • Kleinbetragsrechnung
  • Normale Rechnung
  • Große Rechnung
  • Kleinunternehmerrechnung
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Anleitung - Rechnungsvorlage bearbeiten

  1. Lade Dir Deine kostenlose Rechnungsvorlage herunter
  2. Tausche das Musterlogo in der Kopfzeile gegen Dein eigenes Logo aus
  3. Personalisiere die Vorlage, indem Du Deine Adress- und Kontaktdaten in der Fußzeile und links unter der Kopfzeile einpflegst.
    Mit dem Firmennamen und ggf. Deiner Unterschrift unter der Grußformel verleihst Du Deiner Rechnungsvorlage eine individuelle Note. Füge dafür einfach ein Bild, z.B. ein Handyfoto, Deiner Unterschrift in die Vorlage ein. Mit Word kannst Du das Bild Deiner Unterschrift zuschneiden und skalieren.
    Tipp: Speichere nach diesem Schritt. So erhältst Du Deine personalisierte Vorlage.
  4. Ergänze Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  5. Fülle Betreff und Einstiegszeile aus und achte dabei auf eine persönliche Ansprache. Nenne den zugrundelegenden Auftrag und das Datum im Betreff.
    Beziehe Dich in der Anrede namentlich auf Deinen Gesprächspartner.
  6. Liste Deine Artikel und Dienstleistungen auf:
    • Anzahl der einzelnen Artikel
    • Preis
    • Einheit
    • Beschreibung
    • Umsatzsteuer (20%, 13%, 10%)
    • Netto Betrag.

    Gib anschließend die addierte Zwischensumme in Netto an. Über Rechtsklick > Einfügen können weitere Zeilen eingefügt werden
  7. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz einzeln gelistet und addiert
  8. Weise abschließend den Gesamtbetrag aus.
  9. Im Abschlusssatz sollten die Zahlungsmodalitäten und die Zahlungsfrist festgelegt werden.
  10. Speichere die Rechnung ab und verschicke sie an Deinen Kunden.

Was ist eine Rechnungsvorlage?

Eine Rechnungsvorlage ist eine Schablone für Deine Rechnungen, die Pflichtangaben durch einen Platzhalter kennzeichnet und vorgefertigte Formulierungen enthält. Rechnungen stellen die Grundlage zur Gewinnermittlung eines Unternehmens dar. Eine Rechnungsvorlage hilft Dir dabei, Rechnungen stets nach demselben Aufbau zu schreiben, so kannst Du diese einfacher zuordnen und ablegen. Damit das Finanzamt Deine Rechnungen anerkennt, muss Deine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Nur dann gilt die Rechnung als ein rechtskräftiger Beleg und Du kannst den Vorsteuerabzug geltend machen.

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Wie ist eine gute Rechnungsvorlage aufgebaut?

Aufbau und Pflichtangaben einer Rechnung bestimmen sich anhand der Größe einer Rechnung. In Österreich wird zwischen Kleinbetragsrechnung, normaler Rechnung und großer Rechnung unterschieden. Prinzipiell gilt: je höher die Rechnungssumme, desto mehr Pflichtangaben muss Deine Rechnung enthalten. Wir haben die Pflichtangaben entsprechend der Rechnungsart für Dich aufgelistet:

Kleinbetragsrechnung

Rechnungen unter einer Bruttosumme von 400€ werden als Kleinbetragsrechnungen ausgestellt. Der Gesetzgeber sieht für die Kleinbetragsrechnung, im Vergleich zur normalen und großen Rechnung, weniger Pflichtangaben vor. Aus § 11 Abs. 6 ergeben sich folgende Pflichtangaben für die Kleinbetragsrechnung:

  • Name und Anschrift des Rechnungstellenden Unternehmens
  • Menge und Art der Lieferung oder
  • Art und Umfang der Dienstleistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum für die Leistungserbringung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Dienstleistung in einer Summe
  • Steuersatz
  • Rechnungsdatum

Normale Rechnung

Ab einer Bruttosumme von 400€ bis 10.000€ bist Du zur Erstellung einer normalen Rechnung verpflichtet. Bei einer normalen Rechnung musst Du als Rechnungssteller folgende Pflichtangaben machen:

  • Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Name und Anschrift des Empfängers der Leistung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Dienstleistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum für die Leistungserbringung
  • Bruttobetrag der Rechnung
  • Steuersatz
  • Rechnungsdatum
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Falls zutreffend Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Falls zutreffend Hinweis auf Differenzbesteuerung

Große Rechnung

Von einer großen Rechnung ist die Rede, wenn die Bruttosumme 10.000€ überschreitet. Aufgrund der hohen Rechnungssumme verlangt der Gesetzgeber bei einer großen Rechnung folgende, zusätzlichen Pflichtangaben:

  • Firmensitz
  • Firmenform
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers bei Ausfuhr von Leistungen an Unternehmen

Kleinunternehmerrechnung

Der Gesetzgeber bietet Kleinunternehmen, die unter der jährlichen Umsatzgrenze von 30.000€ liegen, die Möglichkeit, die Umsatzsteuer nicht abführen zu müssen. Eine Kleinunternehmerregelung muss zusätzlich zu den Regelungen der jeweiligen Rechnung (Kleinbetragsrechnung, normale Rechnung, große Rechnung) mit diesen Pflichtangaben ausgewiesen werden:

  • Kleinunternehmer rechnen ihre Leistungen ohne Umsatzsteuer ab. Daher entfällt auf ihrer Rechnung die Angabe des Steuersatzes.
  • Da Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen sie auf ihrer Rechnung keine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) angeben.
  • Daneben muss die Rechnung von Kleinunternehmern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufweisen.

Was sind die Vorteile einer Rechnungsvorlage?

Eine Rechnungsvorlage erleichtert den Buchhaltungsalltag erheblich. Bei steigender Auftragslage steigt auch die Anzahl der Rechnungen, die Du wöchentlich schreiben musst. Zusätzlich wird die Rechnungsstellung bei variierenden Rechnungsbeträgen und Pflichtangaben zunehmend komplexer. Die Billomat Rechnungsvorlage enthält alle Pflichtangaben, die Du je nach Rechnungstyp benötigst. Anstatt die Pflichtangaben jedes Mal wieder zu ergänzen, kannst Du je Rechnungstyp einmalig ein personalisiertes Muster anlegen, das Du je nach Auftrag ausfüllst.

Vorteile einer Rechnungssoftware

Solltest Du häufiger Rechnungen schreiben müssen, so wirst Du schnell merken, dass es unpraktisch ist, die Vorlage ständig neu abzuwandeln. Dann kannst Du überlegen, ob es sich für Dich nicht anbieten würde, über eine Rechnungssoftware nachzudenken. Hier kannst Du verschiedene Artikel einmal anlegen und anschließend - je nach gestellter Rechnung – zusammenstellen. So entfällt für Dich viel Tipparbeit und auch die Fehlerquote wird deutlich abnehmen.
Eine solche Rechnungssoftware ist Billomat. Wenn Du ausprobieren möchtest, wie es ist, mit einer Rechnungssoftware zu arbeiten, kannst Du Billomat 60 Tage lang unverbindlich testen. Anschließend kannst Du entscheiden, ob Du Billomat weiternutzen möchtest oder ob Du doch bei den Rechnungsvorlagen bleibst.

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