Was musst Du für Deine Buchhaltung wissen?

Als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler musst Du Dich mit der Buchhaltung für Dein Geschäft auseinandersetzen. Denn die Buchhaltung dient nicht nur als zentrale Verwaltung im Betrieb, die für Rechnungen und Zahlungen zuständig ist. Sie stellt insbesondere die Basis für die Steuererklärungen Deines Unternehmens und bedarf daher besonderer Aufmerksamkeit.

Was bedeutet die Buchhaltung genau?

Die Buchhaltung ist einerseits eine Abteilung in einem Unternehmen, die für die Buchhaltung zuständig ist. Die Abteilung besteht dabei aus Buchhaltern, die sich mit der Führung der Bücher eines Unternehmens und mit den damit zusammenhängenden Aufgaben beschäftigen. Andererseits bezeichnet der Begriff Buchhaltung die Tätigkeit, mit der sich die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung befassen.

Zu einer professionellen Buchhaltung gehören unterschiedliche Bereiche, die dem Ziel der buchhalterischen Aufgaben dienen. Zu diesen zählen:

• Rechnungsstellung
• Mahnwesen
• Finanzbuchhaltung (Fibu)
• Anlagenverwaltung
• Kundenverwaltung
• Lieferantenverwaltung

Jedes Unternehmen hat die Pflicht, seine Geschäftsvorfälle im Rahmen einer ordentlich geführten Buchhaltung aufzuzeichnen. Das gilt für Gewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler genauso wie für jedes andere Unternehmen auch.

Oftmals werden die Bezeichnungen Buchhaltung und Buchführung für dieselben Zusammenhänge verwendet. Doch die Begriffe Buchhaltung und Buchführung stimmen nur annähernd überein.

Die Buchführung ist lediglich ein Bestandteil der Buchhaltung. Denn die Buchführung erfasst, dokumentiert, sammelt und gruppiert alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Form, wie zum Beispiel den Einkauf von Materialien, den Verbrauch von Rohstoffen, die Zahlung von Gehältern oder den Verkauf von Produkten.

Die Buchhaltung spielt im Unternehmensalltag eine wichtige Rolle, bekommt aber gerade in kleinen oder mittleren Unternehmen oft nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdient. In einem weiteren Artikel erfährst Du, warum und wie eine Buchhaltungssoftware hier unterstützen kann.

Welche Aufgaben übernimmt die Buchhaltung?

Neben den Aufgaben der Buchführung bearbeitet die Buchhaltung die Grundlagen für das betriebliche Rechnungswesen und analysiert die betrieblichen Vorfälle innerhalb eines Unternehmens, nachdem sie diese auswertet. Für die Bewertung des Unternehmens ermittelt die Buchhaltung den Gewinn, den dieses innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erwirtschaftet. Zudem liefert die Buchhaltung die erforderlichen Daten für die Berechnung von Bilanzkennzahlen, Selbstkosten und betriebliche Statistiken. Zur Buchhaltung gehört auch die Organisation der Belege sowie die Inventur. Zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung gehört der Jahresabschluss für die Steuererklärung. Der Abschluss bildet die Grundlage für die Berechnung aller anfallenden Steuern.

Bestandteile der Buchführung

Die Buchhaltung unterscheidet drei verschiedene Arten an Büchern:

• Das Hauptbuch enthält die Sachkonten. Ihr Abschluss führt zur Bilanz und zur Gewinnermittlung.
• Ein weiteres Buch ist das Grundbuch oder Journal. Dieses erfasst die Belege in chronologischer Reihenfolge.
• Als drittes Element gelten die Nebenbücher, die zum Beispiel Warenbewegungen dokumentieren. Dazu gehören auch die Bücher für die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung.

Was ist die Gewinnermittlung?

Zentrale Aufgabe der Buchhaltung ist die Gewinnermittlung. Unternehmer haben die Verpflichtung, ihre Gewinne und Verluste genau zu berechnen und gegenüber den Steuerbehörden offen zu legen. Hierfür können unterschiedliche Arten der Gewinnermittlung zum Einsatz kommen. Die Art der Gewinnermittlung kannst Du nicht frei wählen. Sie richtet sich vielmehr danach, welche Rechtsform Dein Unternehmen hat oder wie viel Umsatz Du im Jahr erzielst.

Welche Arten der Gewinnermittlung gibt es in Österreich?

In Österreich bestimmt der Gesetzgeber, dass Unternehmen ihre Gewinne nach einer der folgenden drei Arten ermitteln:

• Betriebsvermögensvergleich (doppelte Buchführung)
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Pauschalierung

Was ist der Betriebsvermögens­vergleich?

Die Gewinnermittlung durch den so genannten Betriebsvermögensvergleich erfolgt, indem eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) aufgestellt wird. Dabei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber gestellt. Die Summe der Betriebsausgaben wird dabei von der Summe der Betriebseinnahmen abgezogen. Die Differenz aus der Rechnung ergibt den Gewinn oder den Verlust, den das Unternehmen innerhalb des Abrechnungszeitraums erzielt hat. Dem Betriebsvermögensvergleich liegt die doppelte Buchführung zugrunde.

Wer muss den Betriebsvermögens­vergleich zur Gewinnermittlung anwenden?

• Der Betriebsvermögensvergleich ist eine Art der Gewinnermittlung, die für Kapitalgesellschaften verpflichtend ist. Zu den Kapitalgesellschaften gehören zum Beispiel die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder AG (Aktiengesellschaft).
• Bei Personengesellschaften OG (Offene Gesellschaft) und KG (Kommanditgesellschaft) ist die Pflicht zur doppelten Buchführung abhängig von der Art der Tätigkeit und von ihrem Umsatz.
• Auch andere Unternehmen fallen unter die Pflicht zur doppelten Buchführung, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils einen jährlichen Umsatz erzielen, der 700.000 Euro übersteigt.
• Liegt der Umsatz in einem Jahr über 1.000.000 Euro, dann entsteht die Pflicht zur doppelten Buchführung im darauffolgenden Jahr.
• Daneben können aber auch Unternehmen, die keine Kapitalgesellschaften sind und einen Umsatz von weniger als 700.000 Euro jährlich erzielen, freiwillig die doppelte Buchführung wählen.

Was bedeutet die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung deutet mit ihrem Namen bereits an, dass sämtliche Geschäftsvorfälle doppelt erfasst und kontiert werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel eine Forderung beziehungsweise eine Schuld bereits bei ihrer Entstehung erfasst und kontiert werden muss. Eine Forderung oder Schuld entsteht mit dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung oder mit dem Erhalt einer Lieferantenrechnung. Die zweite Buchung und Kontierung über einen Geschäftsvorfall erfolgt, wenn die Zahlung der Forderung oder Schuld erfolgt.

Im Zuge der doppelten Buchführung muss bei der Gewinnermittlung durch den Betriebsvermögensvergleich die periodengerechte Gewinnermittlung angewendet werden.

Was ist die periodengerechte Gewinnermittlung?

Die so genannte periodengerechte Gewinnermittlung erfasst die Betriebseinnahmen und -ausgaben unabhängig vom Zeitpunkt ihrer Bezahlung. Einnahmen und Ausgaben müssen vielmehr bereits zum Zeitpunkt, zu dem sie entstehen, entsprechend eingeordnet und in der Gewinnberechnung berücksichtigt werden. Bei der Gewinnermittlung werden in der Folge auch Beträge einbezogen, die noch offen sind.

Wann erlischt die Buchführungspflicht?

Wenn der Umsatz eines Unternehmens die bezeichneten Grenzen, die zur Buchführungspflicht führen, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschreitet, dann erlischt die Buchführungspflicht für das darauffolgende Jahr.

Was bedeutet die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird auch als Geldflussrechnung bezeichnet. Sie gilt als einfache Form der Gewinnermittlung. Denn die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst lediglich den Geldfluss zum Zeitpunkt, wenn eine Forderung oder Schuld tatsächlich bezahlt wird. Diese Form der Erfassung bezeichnet das Steuerrecht auch als Zufluss-Abfluss-Prinzip. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen Geschäftsvorfälle im Gegensatz zur doppelten Buchführung daher nicht doppelt erfasst und kontiert werden.

Die Gewinnermittlung durch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfolgt durch eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Die Differenz aus den beiden Beträgen ergibt den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens im Abrechnungszeitraum.

Wer kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen?

Wer nicht dazu verpflichtet ist, eine doppelte Buchführung zu erstellen und wer auch nicht freiwillig bilanziert, der kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für seine Gewinnermittlung anwenden. Freie Berufe, Land- und Forstwirte können die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der Regel immer nutzen.

Welche Ausnahmen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt es in der einfachen Buchhaltung?

Innerhalb der einfachen Buchführung werden Güter mit Anschaffungskosten über 400 Euro, die über längere Zeiträume hinweg genutzt werden, durch die so genannte Abschreibung behandelt. Dabei wird der Kaufpreis über die Jahre der Abschreibung aufgeteilt. Nur der Jahresanteil gilt als Betriebsausgabe für den Abrechnungszeitraum. Die Wirtschaftsgüter, die Du abschreiben musst, musst Du in ein Anlagenverzeichnis eintragen.

Was ist die Pauschalierung?

Die so genannte Basispauschalierung ist eine Art der Gewinnermittlung, mit der Unternehmer ihre Betriebsausgaben pauschal mit 12% ihrer erzielten Umsätze ansetzen können. Für bestimmte Berufe, wie zum Beispiel in den Bereichen Beratung oder Unterricht gilt eine Pauschale in Höhe von 6%. Für die Basispauschalierung müssen keine Belege vorgehalten werden. Hingegen sind die Einnahmen jedoch genau zu erfassen.

Wer kann die Basispauschalierung verwenden?

Die Basispauschalierung kann zur Gewinnermittlung angewendet werden, wenn das Unternehmen die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Gewinnermittlung über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist möglich
• Die jährlichen Umsätze betragen nicht mehr als 220.000 Euro

Was ist die Branchenpauschalierung?

Die Branchenpauschalierung ermöglicht die Anwendung der Pauschalierung nach Branchen. Zu den Branchen, die diese Form der Gewinnermittlung anwenden können, gehören zum Beispiel:

• Handwerksbetriebe
• Gaststätten- und Beherbergungsbetriebe
• Lebensmitteleinzelhandel
• Handelsvertreter

Wer ist in Österreich zur Rechnungslegung verpflichtet?

Die so genannte Rechnungslegung bezeichnet die Dokumentation betrieblicher Vorfälle, um diese für externe Stellen bereit zu stellen. Sie dokumentiert die Entwicklung von Unternehmen und legt offen, wie diese ihre finanziellen Mittel verwenden. Die Rechnungslegung wird insbesondere für Bilanzen benötigt, wie zum Beispiel für die Steuerbilanz oder die Handelsbilanz. Der Gesetzgeber in Österreich hat die Pflichten im Zusammenhang mit der Rechnungslegung im Unternehmensgesetzbuch § 189 Abs 1 Z 2 sowie in der Bundesabgabenordnung geregelt. Demnach sind zur Rechnungslegung Unternehmen mit Pflicht zur doppelten Buchführung, wie Kapitalgesellschaften und Großunternehmen, verpflichtet.

Welche Erklärungen musst Du an das Finanzamt abgeben?

Als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler musst Du zumindest Steuererklärungen zur Einkommensteuer sowie zur Umsatzsteuer abgeben. Für die Steuererklärungen liegen Formulare vor, die Du ausfüllen musst. Dabei enthält das Einkommensteuer-Formular E1a eine Aufteilung für die Erträge und die Ausgaben. Deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Papierform musst Du Deiner Steuererklärung nicht mehr beilegen. Für alle Steuerpflichtigen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 30.000 Euro erzielt haben, ist die Übermittlung aller Steuererklärungen über Finanz-Online verpflichtend.

Was kann eine Buchhaltungssoftware für Deine Buchhaltung leisten?

Mit einem guten Buchhaltungsprogramm kannst Du Deine Buchhaltung nicht nur digitalisieren, sondern viele Arbeitsschritte auch automatisiert ausführen. Eine professionelle Buchhaltungssoftware erleichtert die Handhabung der Buchführung, indem sie die einzelnen Aufgaben gemäß den gesetzlichen Erfordernissen umsetzt und ein strukturiertes Ordnungssystem schafft. Die Buchhaltungssoftware spart damit nicht nur Zeit und Arbeit, sie schafft auch die Voraussetzungen, damit Du Deine Gewinnermittlung fehlerfrei erstellen kannst.

Zu den zentralen Funktionen, die ein professionelles Buchhaltungsprogramm besitzt, muss gehören:

• Rechnungen schreiben
  Die Rechnungsstellung sollte für wiederkehrende Aufträge und Verkäufe automatisiert angelegt sein. Die Rechnungsvorlagen müssen alle Pflichtangaben enthalten. Eine gute Software stellt darüber hinaus die Möglichkeit bereit, Dein individuelles Design zu erstellen und für alle Geschäftsbriefe zu nutzen.
• Abo-Rechnungen
  Wenn Du immer wieder dieselben Rechnungen schreiben musst, dann sollte die Buchhaltungssoftware Abo-Rechnungen einrichten und automatisch verschicken können.
• Mahnungen schreiben
  Deine Buchhaltungssoftware sollte individuelle Mahnstufen und -gebühren anlegen können und das Mahnungsmanagement automatisch übernehmen können.
• Gutschriften und Stornorechnungen schreiben
  Aus bereits verfassten Dokumenten sollten neue generiert werden können. Zum Beispiel muss das Programm in der Lage sein, aus einer Rechnung eine Gutschrift oder eine Korrekturrechnung zu verfassen.
• Auftragsabwicklung
  Die Angebotserstellung sollte ebenso professionell und unkompliziert zu handhaben sein, damit Du dieses mit Tablet oder Smartphone auch beim Kundentermin erstellen kannst. Daneben sollten Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine ebenso unkompliziert zu erstellen sein
• Belege digitalisieren
  Die Digitalisierung der Buchhaltung sollte mit der Buchhaltungssoftware vollständig umsetzbar sein. Daher solltest Du Papierbelege digital erfassen können und in gängigen Formaten ablegen können. Dazu gehört eine intelligente Texterkennung, die ein Abtippen von Inhalten überflüssig macht.
• Zahlungsabgleich
  Eine Verknüpfung mit Deinem Geschäftskonto sollte einen Abgleich von Transaktionen mit vorhandenen Rechnungen und Belegen ermöglichen.
• CRM & Inventar
  Stammdaten muss die Software mit CRM verwalten können und einen Zugriff jederzeit ermöglichen.
• Gewinnermittlung
  Deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss die Software in nur wenigen Schritten auf Basis der bestehenden Buchführung erstellen können.
• Jahresabschluss & Steuererklärung
  Die Buchhaltungssoftware muss sowohl die Steuererklärung als auch den Jahresabschluss ausreichend vorbereiten können, damit ein Steuerberater die weitere Bearbeitung nahtlos übernehmen kann. Sie muss daher sowohl über einen Steuerberaterzugang sowie über eine DATEV Schnittstelle verfügen.

Weitere Funktionen, die eine professionelle Buchhaltungssoftware bieten sollte:

• Statistiken
• Add-Ons
• Mobile App
• Nutzerverwaltung