Mahnung schreiben

Weniger Zahlungsverzug durch Mahnungen

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Nachdem Du Deine Ware verkauft oder Deine Dienstleistung erbracht hast, ist die Kauf- oder Auftragsabwicklung noch nicht zu Ende. Sollte Dein Kunde Deine Rechnung nicht innerhalb der dafür vorgesehenen Frist begleichen, dann stehst Du vor der Frage, wie Du mit dem Zahlungsverzug umgehen kannst. Darüber, wie Du eine Mahnung einsetzt, welche Angaben sie enthalten muss und welche Wirkung diese hat, solltest Du Dich im Vorfeld ausreichend informieren.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist im Allgemeinen eine nachdrückliche Aufforderung, eine bestehende Verpflichtung einzuhalten. Im Wirtschaftsleben fordert ein Gläubiger mit seiner Mahnung einen Schuldner auf, eine geschuldete Leistung zu erfüllen. Die Mahnung ist ein Instrument für den leistenden Unternehmer, um einen säumigen Geschäftspartner oder Privatkunden auf dessen Zahlungsverzug aufmerksam zu machen.

Eine Mahnung kann entweder durch ein Mahnungsschreiben, durch die Erhebung einer Klage sowie durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder einer Zahlkarte erfolgen. In der Regel verfasst der Unternehmer zunächst eine Mahnung als Anschreiben, um den Kunden zur Behebung seines Zahlungsverzugs aufzufordern. Diese Mahnung ist eine außergerichtliche Maßnahme, die noch keine Rechtskraft hat. Sie hat aber als Beleg für die Anstrengungen des Gläubigers Beweiskraft, falls eine rechtliche Auseinandersetzung erforderlich wird.

Was versteht man unter einem Zahlungsverzug?

Der Zahlungsverzug, beziehungsweise der Schuldnerverzug ist im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch im § 918 ABGB behandelt. Der Begriff Verzug bezeichnet das Unterbleiben einer vertraglich zugesagten Leistung. Erfolgt die Leistung nicht zu den vertraglich vereinbarten Bedingungen, wie zum Beispiel zur vereinbarten Zeit, am festgelegten Ort oder auf die vereinbarte Art, dann tritt Verzug ein. Der Zahlungsverzug setzt voraus, dass der Rechnungssteller seine vertraglichen Pflichten erfüllt hat.

Der Eintritt des Zahlungsverzugs richtet sich danach, welche Fälligkeit für die Zahlung vereinbart ist. Für die Fälligkeit von Zahlungen können zwei Möglichkeiten greifen:

  • Es liegt keine vertragliche Zahlungsvereinbarung vor
    Wenn keine vertragliche Vereinbarung über den Zeitpunkt der Zahlungsverpflichtung vorliegt, dann tritt die Fälligkeit einer Zahlung ein, sobald das leistende Unternehmen seine Ware geliefert oder die Dienstleistung fertiggestellt hat. Ist die Höhe des geschuldeten Betrages erst dann genau erkennbar, wenn eine Rechnung vorliegt, dann tritt der Zahlungsverzug mit Erhalt der Rechnung ein.
  • Eine Zahlungsfrist wurde festgelegt
    Eine Zahlungsfrist, ein Zahlungstermin oder ein Zahlungsintervall kann durch den Waren- oder Leistungsanbieter zum Beispiel im Rahmen der Angebotsstellung oder auf der Abrechnung festgesetzt werden. Auch die allgemeinen Geschäftsbedingungen des leistenden Unternehmens können ein Zahlungsziel bestimmen. Mit seiner Bestellung oder mit der Auftragserteilung erkennt der Kunde die Bedingungen aus dem Angebot oder den AGB an. In der Folge muss er sich nach den vorgegebenen Zahlungsbedingungen richten.

Wann solltest Du eine Mahnung schreiben?

Liegt bei einem Deiner Kunden Zahlungsverzug vor, dann solltest Du in jedem Fall im ersten Schritt eine Mahnung schreiben, bevor Du andere Maßnahmen in Erwägung ziehst. Die Mahnung ermöglicht es dem Kunden, sein Versäumnis nachzuholen, ohne dass Du die Kundenbeziehung gefährdest. In der Regel erfüllen Mahnungen ihren Zweck und es ist nicht nötig, weitere Schritte zu ergreifen.

Andererseits sollte ein gut organisiertes Mahnwesen ganz selbstverständlich zu Deiner Buchhaltung gehören, damit Du Deine Liquidität nicht gefährdest. Um Zeit zu sparen, kannst Du eine Mahnungsvorlage erstellen, die alle immer wiederkehrenden Bestandteile enthält.

Welche Anforderungen muss Deine Mahnung erfüllen?

Das Gesetz gibt für eine Mahnung keine Vorschriften an. Eine Mahnung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. In der Regel ist eine schriftliche Mahnung zu empfehlen, da sie zeitsparender umzusetzen ist, als das persönliche Gespräch. Zudem liefert die schriftliche Mahnung ein wichtiges Dokument für den Fall, dass Du ein Mahnverfahren einleiten musst.

Welche Angaben sollte eine Mahnung enthalten?

  • Rechnungsangaben
    Deine Mahnung sollte die wichtigsten Angaben aus Deiner Rechnung enthalten. Sie muss sich auf eine Rechnung mit Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Rechnungsbetrag beziehen, damit Dein Kunde sie eindeutig zuordnen kann.
  • Zinsen
    Erhebst Du Zinsen für den Zahlungsverzug, dann musst Du die Höhe des anfallenden Zinsbetrags angeben. Diesen musst Du im Vorfeld gemäß der gesetzlichen oder der vertraglich vereinbarten Verzugszinsen errechnen. Neben dem Zinsbetrag gibst Du auch den Zinssatz an, den Du zur Berechnung verwendest.
  • Neuer Zahlungstermin
    Deine Mahnung muss eine weitere Zahlungsfrist oder einen neuen Zahlungstermin enthalten, damit sie eine Wirkung erzielen kann. Wenn Du mehrere Mahnstufen anwendest, dann setzt Du jeweils neue Zahlungstermine oder -fristen fest.
  • Konsequenzen bei erfolgloser Mahnung
    Bis zu drei Mahnungen sind für die Erinnerung an eine offene Rechnung durchaus üblich. Bei Deiner letzten Mahnung kannst Du einen Endtermin für die Zahlung vorgeben und bei weiterer Säumnis die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro ankündigen.

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Wann kannst Du Zinsen verlangen?

Grundsätzlich ist zwischen vertraglich vereinbarten und gesetzlichen Verzugszinsen zu unterscheiden. Wenn Zahlungsverzug vorliegt, dann kannst Du entweder die gesetzlichen Zinsen verlangen oder einen Zinssatz ansetzen, der abweichend von den gesetzlichen Zinsen vertraglich vereinbart wurde. Der gesetzliche Zinssatz hat immer dann Gültigkeit, wenn keine abweichende Höhe für Verzugszinsen bestimmt wurde.

Zinsen fallen ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit an. Der Gläubiger kann ab dem Tag, der auf das Datum der Fälligkeit folgt, Verzugszinsen berechnen. Für die Erhebung von Zinsen ist es nicht erforderlich, dass Du vorab eine Mahnung stellst.

Wie hoch fallen die gesetzlichen Zinsen aus?

Für die Berechnung von Verzugszinsen unterscheidet der Gesetzgeber zwischen

  • den gesetzlichen Zinsen für Konsumenten, die im § 1000 ABGB festgelegt sind.

    Laut dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch ABGB liegt die Höhe der Zinsen für Konsumenten bei 4 Prozent pro Jahr. Die Höhe der Verzugszinsen für Privatkonsumenten ist demnach unabhängig vom Basiszinssatz der Österreichischen Nationalbank.
    Voraussetzung für die Ansetzung des gesetzlichen Zinssatzes ist, dass die Vertragspartner in ihrem Vertrag keinen abweichenden Zinssatz vereinbart haben. Wenn der Vertrag zwischen den Vertragspartnern einen Zinssatz nennt, der bei Zahlungsverzug anzulegen ist, dann hat dieser Vorrang vor dem gesetzlichen Zinssatz. Auch wenn die AGB des leistenden Unternehmens einen abweichenden Zinssatz enthalten, dann hat dieser für die Berechnung der Verzugszinsen Gültigkeit.

  • den gesetzlichen Zinsen für Unternehmer, die im § 456 UGB beschrieben sind. Hat der Unternehmer die Verantwortung für den Verzug, spricht das Gesetz vom subjektiven Verzug.

    Wenn die Vertragspartner Unternehmer sind, dann betragen seit 1. August 2002 die gesetzlichen Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz ist ein variabler Zinssatz, der einmal pro Halbjahr durch die Österreichische Nationalbank festgelegt wird. Dabei gilt der Basiszinssatz, wie er am ersten Kalendertag eines Halbjahres feststeht, für das nächste halbe Jahr.
    Der jeweils aktuelle Basiszinssatz steht unter anderem auf der Webseite der Österreichischen Nationalbank öffentlich zur Information zur Verfügung. Seit 16.03.2016 liegt der Basiszinssatz demnach bei -0,62 % p.a. (pro Jahr).

  • Trifft den säumigen Unternehmer für den Zahlungsverzug keine Verantwortung, dann gilt mit der Regelung aus § 1000 Abs. 1 ABGB auch für ihn der Verzugszinssatz für Konsumenten. Hierbei spricht das Gesetz von einem objektiven Verzug.

Verzugszinsrechner

Ein Verzugszinsrechner im Internet gibt Auskunft über die aktuellen Verzugszinsen, die bei einer bestimmten Forderung anfallen. Hierfür stellt die Seite eine Tabelle über die Entwicklung des Basiszinssatzes zur Verfügung.

Der Verzugszinsrechner bietet die Möglichkeit, die Verzugszinsen auf Basis einer Forderung zu errechnen. Hierfür musst Du einige Angaben über Deine Forderung in vorbereitete Eingabefelder eintragen:

  • Betrag Deiner Hauptforderung
  • Bei Bedarf Betrag angefallener unverzinslicher Nebenkosten
  • Datum des Eintritts des Zahlungsverzugs oder des ursprünglichen Zahlungsziels
  • Datum der neuen Zahlungsfrist oder des neuen Zahlungstermins

Im letzten Schritt musst Du eine von vier Möglichkeiten angeben:

  • Der Schuldner ist Privatkonsument, beziehungsweise ein Unternehmer mit objektivem Verzug
  • Dein Schuldner ist Unternehmer mit subjektivem Verzug
  • Höhe des vereinbarten dynamischen Zinssatzes
  • Höhe des vereinbarten statischen Zinssatzes

Was sind Mahnspesen?

Mahnspesen sind eine pauschale Entschädigung für Deinen Aufwand im Rahmen einer Mahnung. Ist nichts anderes vereinbart, dann bist Du als Gläubiger berechtigt, bei einem Zahlungsverzug für eine offene Rechnung einen Betrag in Höhe von 40 Euro zu verlangen. Ein Nachweis für Deinen Aufwand ist hierfür nicht erforderlich.

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Welche Funktion hat Inkasso?

Das Geschäft von Inkasso-Unternehmen besteht darin, fremde Forderungen einzuziehen. Hierfür muss die offene Rechnung angemahnt, aber noch nicht gerichtlich geltend gemacht sein. Das Inkasso-Unternehmen übernimmt für den Schuldner die folgenden Tätigkeiten:

  • schriftliche Mahnung
  • persönliches Gespräch mit dem Schuldner
  • Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens
  • Zwangsvollstreckung

Wer trägt die Kosten für das Inkasso-Unternehmen?

Die Kosten für die erste Mahnung durch ein Inkasso-Unternehmen gegen einen Schuldner trägt der Gläubiger. Alle weiteren Gebühren für die Tätigkeiten des Inkassounternehmens trägt der Schuldner.

Wie funktioniert das Mahnverfahren in Österreich?

Das Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Gerichtsverfahren, das Geldforderungen mit einem Betrag von bis zu 75.000 Euro geltend macht. Nachdem die Mahnklage eingereicht wurde, prüft ein Richter lediglich, ob alle Angaben formal gültig sind, um danach ohne Prüfung des Falls einen bedingten Zahlungsbefehl gegen den Beklagten zu erlassen. Der bedingte Zahlungsbefehl verpflichtet den Schuldner zur Zahlung der Forderung mit anfallenden Zinsen und Auslagen.

Nach Erhalt des bedingten Zahlungsbefehls hat der Schuldner die Möglichkeit, binnen vier Wochen einen Einspruch einzulegen. Versäumt er den Einspruch, dann hat das rechtliche Folgen für ihn.

  • Zahlungsbefehl ohne Einspruch
    Wenn der Beklagte keinen Einspruch erhebt, dann wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig. Damit ist der Schuldner zur Zahlung verpflichtet. Diese Verpflichtung kann er nicht mehr aufheben.
  • Zahlungsbefehl mit Einspruch
    Erhebt der Schuldner binnen vier Wochen Einspruch, dann verliert der Zahlungsbefehl seine Rechtskraft. In der Folge muss das Gericht ein ordentliches Verfahren gegen den Schuldner eröffnen. Wenn der Gläubiger den Prozess gewinnt, dann erwirkt er einen Anspruch auf die Bezahlung der Forderung mit Zinsen und Auslagen. Für den Schuldner kommen in diesem Fall die Kosten des Verfahrens sowie die Anwaltskosten dazu.

Welches Gericht ist für ein Mahnverfahren zuständig?

Wenn eine oder mehrere Mahnungen über einen größeren Zahlbetrag nicht erfolgreich sind, dann rufen Unternehmen in der Regel ein Gericht an. Zuständig ist grundsätzlich das Gericht am Unternehmens- oder Wohnsitz des Beklagten. Mahnverfahren mit einem Streitwert von bis zu 15.000 Euro werden vor Bezirksgerichten verhandelt. Bei einem Streitwert oberhalb von 15.000 Euro liegt die Zuständigkeit beim Landesgericht.

Wann brauchst Du einen Rechtsanwalt für ein Mahnverfahren?

Beträgt der Streitwert bis zu 5.000 Euro, dann hast Du keine gesetzliche Verpflichtung, einen Rechtsanwalt zu beauftragen. In diesem Fall kannst Du selbst die Klage vor Gericht bringen. Ist kein Rechtsanwalt an einer Mahnklage beteiligt, dann kann das Gericht den Fall auch an einem Amtstag erledigen, sodass es über Deine Forderung sehr schnell entscheidet.

Liegt der Streitwert über dem Betrag von 5.000 Euro, dann gilt der Anwaltszwang. In diesem Fall bist Du verpflichtet, einen Rechtsanwalt mit Deinem Fall zu beauftragen.

Muss dem Mahnverfahren eine Mahnung vorausgehen?

Bei bestehendem Zahlungsverzug muss der Gläubiger keine Mahnung schreiben, bevor er seine Ansprüche vor Gericht geltend machen kann. Das Gesetz ermöglicht es dem Lieferanten oder Dienstleister, umgehend bei Eintritt des Zahlungsverzugs ein Mahnverfahren zu eröffnen. In der Praxis nutzen Unternehmen jedoch die schriftliche Mahnung, um die Beziehung zum Kunden nicht zu beeinträchtigen und um Kosten und Zeitaufwand für das gerichtliche Mahnverfahren zu vermeiden.

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