Auftragsbestätigung schreiben

Was musst Du bei der Auftragsbestätigung beachten?

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Im Rahmen der Bestellung von Waren oder der Beauftragung von Dienstleistungen stellt die Auftragsbestätigung eine wichtige Station dar. Denn im Zuge einer Kauf- oder Auftragsabwicklung finden der Interessent und der Anbieter zu einem gemeinsamen Vertrag, der ausreichend vorbereitet werden muss. Rechnung, Angebot oder Auftragsbestätigung sorgen dafür, dass Rechte und Pflichten von beiden Seiten erfüllt werden. Wann und wie Du eine Auftragsbestätigung schreiben solltest, erfährst Du hier.

Wie kommt eine Auftragsbestätigung zustande?

Einer Auftragsbestätigung – auch Bestätigungsschreiben genannt – geht in den meisten Fällen ein schriftliches Angebot voraus. Das Angebot bezieht sich dabei auf Lieferung von Waren oder auf eine Dienstleistung, die zu erbringen ist. Mit einer Auftragsbestätigung kannst du auch eine gemeinsame Vereinbarung schriftlich festhalten, die Du zuvor lediglich mündlich oder telefonisch mit Deinem Kunden besprochen hast.

Nach Erhalt eines Angebotes erteilt Dein Kunde entweder den Auftrag oder er lehnt das Angebot ab. Auf die Auftragserteilung durch den Kunden folgt die Auftragsbestätigung durch Dich.

Dabei kann der Kunde zum Beispiel aber auch nur Teile des Angebotes annehmen. Die Auftragsbestätigung bezieht sich in diesem Fall nur auf die entsprechenden Teile. Eine Auftragsbestätigung muss sich demnach stets auf die Bestandteile eines Angebotes beziehen, die der Kunde annimmt und damit in Auftrag gibt.

Was kennzeichnet die Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung gilt als ein rechtskräftiges Dokument im Handelsverkehr, mit dem Du Deinem Kunden mitteilst, dass Du seine Bestellung oder Auftrag annimmst. Dabei legt die Auftragsbestätigung die Inhalte eines Vertrags fest. Das Dokument bezieht sich auf die Bedingungen, die im vorausgegangenen Angebot enthalten sind und bestätigt diese. Im Zuge dessen verpflichtetest Du Dich, den Auftrag zu den Bedingungen auszuführen, die Du im Angebot angegeben hast.

Falls es im Rahmen der Lieferung oder der Dienstleistung zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommen sollte, ist die Auftragsbestätigung ein beweiskräftiger Beleg.

Wenn ein Unternehmen eine Auftragsbestätigung an ein anderes Unternehmen schickt und der Empfänger darauf keine Antwort gibt, dann gelten die Inhalte des Dokuments als anerkannt. Ein Widerspruch gegen eine Auftragsbestätigung muss unverzüglich erfolgen, wenn ein Vertrag nicht zustande kommen soll.

Warum hat die Auftragsbestätigung dieselbe Wirkung wie ein Vertrag?

Ein Vertrag kommt durch ein Angebot und eine sich darauf beziehende Annahme zwischen mindestens zwei Parteien zustande. Dafür ist eine Übereinkunft in Form von Willenserklärungen durch die beteiligten Parteien erforderlich. Damit der Vertrag rechtsgültig ist, müssen die Willenserklärungen ohne Zwang erfolgen.

Sobald ein Kunde ein Angebot eines Unternehmens annimmt und eine Ware bestellt oder eine Arbeit in Auftrag gibt, erklärt er gegenüber dem Anbieter damit seinen ausdrücklichen Willen.

Mit der Auftragsbestätigung erklärt das liefernde Unternehmen oder der Dienstleister, dass es die Bestellung oder den Auftrag zu den Bedingungen ausführen wird, denen der Kunde auf Basis des vorher gestellten Angebotes zugestimmt hat. Die Auftragsbestätigung stellt ebenso eine ausdrückliche Willenserklärung, die der Angebotssteller abgibt dar. Die beiden Willenserklärungen stimmen folglich überein.

Dadurch erlangt die Auftragsbestätigung die Stellung einer vertraglichen Vereinbarung mit entsprechender, rechtlicher Wirkung.

Was muss eine Auftragsbestätigung enthalten?

Mit der Auftragsbestätigung informierst Du Deinen Kunden darüber, dass Du seine Bestellung oder seinen Auftrag ausführen wirst. Du erklärst in Deiner Bestätigung, dass Du die Bedingungen der vorausgegangen Vereinbarung oder des Angebots erfüllen wirst. Mit der Auftragsbestätigung gehst Du auf Nummer sicher und beugst Missverständnissen vor, da Du die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags nach erfolgter Bestellung noch einmal zusammenfasst.

Die Auftragsbestätigung muss sich an den Bedingungen Deines Angebotes orientieren, auf das es sich bezieht. Hat der Kunde lediglich einem bestimmten Bestandteilen aus dem Angebot zugestimmt, dann nimmt Deine Auftragsbestätigung lediglich diesen Teil auf. Zu den Bestandteilen einer Auftragsbestätigung können die folgenden Angaben gehören:

  • Art der Ware oder Leistung
  • Menge der Ware
  • Umfang der Leistung
  • Anzahl an Arbeitsstunden
  • Preis der Einheit
  • Preis pro Arbeitsstunde
  • Gesamtpreis der Lieferung
  • Gesamtpreis für die Arbeitsstunden
  • Terminbestätigung für die Lieferzeit
  • Terminbestätigung für den Leistungszeitraum
  • Ort der Leistungserfüllung
  • Verpackungskosten und Frachtkosten
  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsmodalitäten
  • Rabatte
  • Skonto
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt

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Wann musst Du eine Auftragsbestätigung schreiben?

Die Auftragsbestätigung ist in der Regel rechtlich nicht zwingend erforderlich. Ein bindender Vertrag kommt bereits durch die Willenserklärung Deines Kunden zustande. Eine Auftragsbestätigung ist sinnvoll, um Klarheit zu schaffen und Missverständnissen vorzubeugen, deswegen sollte die Auftragsbestätigung zu den selbstverständlichen Bestandteilen eines Bestell- oder Auftragsvorgangs gehören. Besonders wenn Du Neukunden bedienst, ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll, damit der Kunde die Abwicklung des Auftrags gut nachvollziehen kann.

Auftragsbestätigung erforderlich – Bestellung weicht von Angebot ab

Eine Auftragsbestätigung ist immer dann erforderlich, wenn die Bestellung vom Angebot abweicht. Das ist der Fall,

  • wenn eine Bestellung geändert wird,
  • wenn eine Bestellung bereits nach Ablauf der Gültigkeit eines Angebotes eingeht
  • oder wenn ein Kunde ohne vorheriges Angebot bestellt.

Dann wird eine Auftragsbestätigung notwendig. Denn sie belegt die Positionen und die Bedingungen einer Bestellung oder einer Beauftragung.

Auftragsbestätigung zwingend erforderlich – freibleibendes Angebot

Hast Du Dein Angebot als freibleibend gekennzeichnet und bezieht sich die Bestellung oder Beauftragung darauf, dann musst Du eine Auftragsbestätigung schreiben.

Ein freibleibendes Angebot schränkt dessen Gültigkeit umfassend ein. Wenn ein Kunde einem freibleibenden Angebot zustimmt, dann musst Du eine Auftragsbestätigung schicken. Denn erst mit der Auftragsbestätigung erklärst Du Deinem Kunden gegenüber, dass Du den Auftrag gemäß den Bedingungen des Angebotes ausführen wirst. Waren die Bedingungen durch das freibleibende Angebot noch unverbindlich, werden sie erst durch die Auftragsbestätigung verbindlich. Nach Deiner Auftragsbestätigung ist eine erneute Zustimmung durch den Kunden erforderlich, damit der Vertrag rechtsgültig zustande kommt.

Wie solltest Du eine Auftragsbestätigung aufbauen?

Die Auftragsbestätigung ist, genauso wie Angebot und Rechnung ein wichtiges Dokument in der Auftragsabwicklung. Mit der Auftragsabwicklung präsentierst Du Deine Firma, deshalb solltest Du sowohl bei der Formulierung als auch bei der Gestaltung sorgfältig vorgehen.

Wie jedes Schreiben an Deinen Kunden sollte die Auftragsbestätigung daher eine Grußformel, ein kurzes Anschreiben, die geschäftlichen Bestandteile des Auftrags sowie eine Schlussformulierung mit Abschiedsgrußformel enthalten. Deine Auftragsbestätigung kannst Du nach dem folgenden Muster aufbauen:

  • Grußformel
  • Dank für die Auftragserteilung
  • Beschreibung der Lieferung oder Leistung gemäß Angebot
  • Nennung der Preise gemäß Angebot
  • Steuersätze
  • Bedingungen gemäß Angebot
  • Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
  • im gegebenen Fall Bitte um die Bestätigung der Bestellung mit Unterschrift (zum Beispiel bei freibleibendem Angebot oder Änderung der Bestellung)
  • Schlussformulierung
  • Abschiedsgrußformel

Mustersätze für die Auftragsbestätigung

Vor allem große Unternehmen, die täglich sehr viele Bestellungen bearbeiten, verfassen keine neuen Auftragsbestätigungen, wenn sie eine Bestellung oder Beauftragung erhalten. Hingegen schicken sie das Angebot, auf das sich die Bestellung bezieht, an den Kunden und vermerken mit einem kurzen Satz, dass sie den Auftrag gemäß des vorliegenden Dokuments erfüllen werden.

Als kleines oder mittelgroßes Unternehmen solltest Du darauf achten, mit Deinen Kunden einen persönlichen Umgang zu pflegen, der Deine Sorgfalt in der Kundenbetreuung wiederspiegelt. Daher lohnt es sich, wenn Du wohl überlegte und passende Formulierungen in Deiner Auftragsbestätigung verwendest.

Für die Formulierung einer Auftragsbestätigung gibt es keine zwingenden Vorgaben. In Deiner Auftragsbestätigung solltest Du jedoch sowohl für die Einleitung als auch für den Schluss einen passenden Satz formulieren. In der Mitte nennt die Auftragsbestätigung die Bestandteile der Lieferung oder Leistung oder sie kann sich auf entsprechende Dokumente, wie das Angebot beziehen.

Musterbeispiele für den Einleitungssatz

  • Vielen Dank, dass Sie sich für unser Unternehmen entschieden haben
  • Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und bestätigen den nachfolgenden Auftrag
  • Wir freuen uns, den nachfolgenden Auftrag für Sie ausführen zu können
  • Gerne bestätigen wir Ihnen Ihre Bestellung vom (Datum) zum Preis von (Preisangabe)

Musterbeispiele für den Mittelteil

Hier übernimmst Du entweder die Bestandteile und Bedingungen aus dem Angebot oder Du formulierst einen entsprechenden Satz, wie zum Beispiel:

  • Ihre Bestellung liefern wir Ihnen gemäß dem beiliegenden Angebot, das Sie bereits erhalten haben.
  • Gerne bestätigen wir die Erfüllung Ihres Auftrags zu den Bedingungen des vorliegenden Angebots.

Musterbeispiele für die Schlussformulierung

  • Wir freuen uns, wenn wir Sie auch in Zukunft als unseren Kunden bedienen können
  • Wir freuen uns, Sie als unseren neuen Kunden begrüßen zu dürfen
  • Wir hoffen, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind und freuen uns, wenn Sie uns wieder beauftragen.

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Tipp: Vorlagen nutzen durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware

Die Abwicklung von Aufträgen bringt sehr viel Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden mit sich. Nicht nur die Auftragsbestätigung, auch das Angebot und die Rechnung stellen erforderliche Dokumente der Abwicklung einer Lieferung oder Dienstleistung dar. Der Aufwand für die Erstellung der Dokumente erfordert einen hohen Einsatz an sorgfältiger Arbeit und an wertvoller Zeit.

Da die drei Dokumente jedoch zu einem gemeinsamen Geschäftsvorgang gehören, enthalten sie zumeist viele gleiche Bestandteile. Der Einsatz eines Buchhaltungsprogramms bietet die Möglichkeit, dass die drei Dokumente miteinander verknüpft werden und somit einander als Vorlage dienen können. Die Buchhaltungssoftware ermöglicht es, dass Du eine Auftragsbestätigung aus dem vorangegangenen Angebot erstellen kannst. Auch die Rechnung am Ende des Auftrags kannst Du mit wenigen Handgriffen aus den bereits verfassten Dokumenten erstellen.

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