Einnahmen-Ausgaben Rechnung zur Gewinnermittlung

Als Unternehmer in Österreich bist Du verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle zu erfassen und zu dokumentieren. Mindestens einmal pro Kalenderjahr musst Du gegenüber den zuständigen Finanzbehörden Deine Gewinne im Rahmen verschiedener Steuererklärungen angeben. Bevor Du Deine Gewinne meldest, musst Du diese durch eine Gewinnermittlung feststellen. Für die Gewinnermittlung stehen unterschiedliche Methoden bereit, die jeweils genauen Vorgaben zu folgen haben. Die Wahl der Methode steht den Unternehmen jedoch nicht frei. Vielmehr richtet sich die anzuwendende Methode nach bestimmten Kriterien. Die Gewinnermittlung durch die Einnahmen-Ausgaben Rechnung ist eine der Methoden zur Gewinnermittlung, die Dir als österreichischem Unternehmer zur Verfügung steht. Wie und unter welchen Bedingungen sie angewendet wird, bedarf einer genauen Betrachtung.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben Rechnung ist eine einfache Methode zur Gewinnermittlung von Unternehmen. Bei dem System der Einnahmen-Ausgaben Rechnung erfasst der Unternehmer lediglich die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben, um diese einander gegenüberzustellen.

Die Differenz aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ergibt entweder den Gewinn oder den Verlust, den Dein Unternehmen innerhalb des Abrechnungszeitraums erwirtschaftet hat. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, dann hat Dein Betrieb einen Gewinn erzielt. Im anderen Fall hast Du einen Verlust zu verzeichnen.

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für die Einnahmen-Ausgaben Rechnung?

Die gesetzlichen Regelungen zur Einnahmen-Ausgaben Rechnung finden sich in der Hauptsache in der Bundesabgabenordnung und im Einkommensteuergesetz. In den beiden Gesetzbüchern hat der Gesetzgeber verschiedene Vorgaben zu zentralen Bestandteilen der Einnahmen-Ausgaben Rechnung formuliert, wie zum Beispiel zu den folgenden Themen:

• Bestimmungen über Betriebseinnahmen: § 4 EStG
• Pflicht zum Führen eines Wareneingangsbuchs: § 127 BAO
• Absetzung für Abnutzung: § 7 EStG
• Geringwertige Wirtschaftsgüter: § 13 EStG
• Regelungen zum Führen eines Lohnkontos: § 76 EStG
• und viele mehr

Zufluss-Abfluss-Prinzip

Die Einnahmen-Ausgaben Rechnung erfasst die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben nach dem so genannten Zufluss-Abfluss-Prinzip. Dieses besagt, dass die Einnahmen und Ausgaben zu dem Zeitpunkt zu erfassen sind, zu dem sie entweder in bar oder über Bankkonten dem Unternehmen zu- oder abgeflossen sind.

Wer kann die Einnahmen-Ausgaben Rechnung anwenden?

Du kannst die Einnahmen-Ausgaben Rechnung unter den folgenden Voraussetzungen anwenden:

• wenn Du von der Pflicht zur Buchführung befreit bist
• wenn Du nicht freiwillig eine doppelte Buchführung erstellst
• Angehörige der freien Berufe, sowie Land- und Forstwirte können immer eine EAR erstellen
• Personengesellschaften OG und KG können die EAR abhängig von der Art ihrer Tätigkeit und der Höhe ihres Umsatzes anwenden
• Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils weniger Umsatz erzielen als 700.000 Euro, können eine EAR machen

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben Rechnung nicht anwenden?

• Wer eine Pflicht zur doppelten Buchführung hat, der muss eine Bilanz für die Ermittlung seiner Gewinne erstellen
• Unternehmen, deren Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro übersteigt, müssen im zweitfolgenden Kalenderjahr die doppelte Buchführung anwenden
• Liegt der Umsatz eines Unternehmens in einem Kalenderjahr über 1.000.000 Euro, dann entsteht ab dem darauffolgenden Jahr Buchführungspflicht
• Unabhängig von ihrem Umsatz müssen Kapitalgesellschaften und unternehmerische Personengesellschaften, wie zum Beispiel GmbH und Co KG, eine Bilanz erstellen

Der Eintrag ins Firmenbuch stellt kein Kriterium für die Buchführungspflicht dar.

Was sind die Grundlagen für die Einnahmen-Ausgaben Rechnung?

Wer eine Einnahmen-Ausgaben Rechnung für seine Gewinnermittlung einsetzt, der muss als Grundlage die folgenden Aufzeichnungen führen:

• Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
• Wareneingangsbuch
• Anlagenverzeichnis
• Lohnkonten, falls Mitarbeiter beschäftigt sind
• Registrierkasse, falls die Umsätze 15.000 Euro und die Barumsätze 7.500 Euro überschreiten
• Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen können laut der Bestimmungen der Bundesabgabenordnung BAO auch elektronisch erfolgen. Bei elektronischer Aufzeichnung müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die vollständige und richtige Erfassung sämtlicher Vorgänge sichergestellt sein.

Wie kannst Du Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen?

Alle Deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben musst Du laufend erfassen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Einzelunternehmer – Gliederung der Aufzeichnungen nach Steuerformular
  Einzelunternehmer können sich bei der Erfassung ihrer Einnahmen und Ausgaben nach dem Steuerformular E1a richten, das sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung ausfüllen. Die Gliederung des Formulars gibt eine konkrete Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben vor. Wenn Du in Deiner Buchhaltung dieselbe Gliederung verwendest, dann kannst Du so auf einfache Art unnötigen Mehraufwand bei der Steuererklärung vermeiden.
• Aufzeichnung durch Einnahmen-Ausgaben-Journal
  Das so genannte Einnahmen-Ausgaben-Journal stellt ein Verzeichnis, das sowohl die Kontobewegungen als auch die Barbewegungen aufnimmt.
  In das Einnahmen-Ausgaben-Journal gehören jedoch keine Privateinlagen und Privatentnahmen, Geldflüsse zwischen Bank und Kasse sowie Anschaffungen, die abgeschrieben werden.
• Aufzeichnung von Bankeinnahmen und Bankausgaben
  Sämtliche Kontoauszüge zu Geschäftsvorfällen sind zusammen mit dazugehörenden Einzelbelegen zu sammeln und einzuordnen. Die Sammlung der Kontoauszüge gilt als Aufzeichnung, sofern die Kontoauszüge vollständig vorhanden sind. Sie gelten auch dann als steuerliche Aufzeichnung, wenn die Konten auch private Geldbewegungen aufweisen.

Was ist bei der Aufzeichnung zu beachten?

Unabhängig davon, welches System Du für Deine Aufzeichnungen wählst, gelten bestimmte Vorgaben für die Aufzeichnung zur Erfassung Deiner Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

• Deine Eintragungen musst Du in zeitlich chronologischer Ordnung aufzeichnen.
• Daneben müssen die Eintragungen vollständig sein und zeitnah erstellt werden.
• In der Regel sollten Deine Eintragungen spätestens eineinhalb Monate nach Ende des Monats erfolgen, in dem der Geschäftsvorfall stattgefunden hat.
• Bareinnahmen mit der Registrierkasse müssen unter bestimmten Voraussetzungen hingegen sofort dokumentiert werden.

Für jede Eintragung muss ein dazugehörender Beleg vorliegen. Im Einnahmen-Ausgaben-Journal musst Du auf den entsprechenden Beleg verweisen. Deine Belege solltest Du zu den dazugehörenden Bankbelegen einsortieren und diese in chronologischer Abfolge ablegen.

Die Buchhaltung spielt in jedem Unternehmensalltag eine zentrale Rolle - gerade in kleinen Unternehmen bleibt aber oft zu wenig Zeit dafür. In einem weiteren Artikel verraten wir Dir, warum und wie eine Buchhaltungssoftware hier gute Unterstützung bieten kann.

Was gehört zu Deinen Betriebseinnahmen?

Betriebseinnahmen sind Geldzuflüsse, die einem Unternehmen aufgrund dessen betrieblicher Tätigkeit zugehen. Zu den Betriebseinnahmen zählen in der Regel:

• Einnahmen aus Lieferungen, wie zum Beispiel für den Verkauf von Waren
• Einnahmen aus Leistungen, wie zum Beispiel für Werkleistungen oder Dienstleistungen
• Einnahmen aus Nebengeschäften, wie zum Beispiel aus Provisionen oder Zinsen
• Erhaltene Vorschüsse
• Erhaltene Anzahlungen
• Einnahmen aus der Veräußerung von Anlagegütern
• Sachentnahmen, wie zum Beispiel die Entnahme von Waren für private Zwecke

Welche Kosten zählen zu den Betriebsausgaben?

Alle Ausgaben, die Du aufwendest, um Deine betriebliche Tätigkeit auszuführen, gehören zu den Betriebsausgaben. Für die Aufnahme in die Einnahmen-Ausgaben Rechnung müssen die Ausgaben bereits bezahlt sein. Zu den Betriebsausgaben zählen die folgenden Ausgaben:

• Wareneinkauf, wie zum Beispiel Handelswaren, Verbrauchsmaterial, Roh- und Hilfsstoffe
• Personalkosten, wie zum Beispiel Löhne und Gehälter, sowie Lohnnebenkosten und Sozialaufwand
• Energiekosten, wie zum Beispiel für Strom und Heizung
• Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung
• Abschreibungen nach AfA
• Geringwertige Wirtschaftsgüter
• Reisekosten, die Fahrt- und Reisespesen sowie Tagesgelder und Übernachtungskosten beinhalten können
• Gebühren, wie zum Beispiel für Post, Gemeinde, Umlagen oder Telefon
• Honorare, die zum Beispiel für Steuerberater, Buchhaltung oder Rechtsanwalt anfallen
• Mietkosten zum Beispiel für Räume, Gebäude oder Lager
• Pachtbeträge, wie zum Beispiel für Maschinen
• Leasingbeträge, wie zum Beispiel für KFZ oder Geräte
• Reparaturkosten, wie zum Beispiel an Maschinen, Gebäuden oder Geräten
• Materialausgaben, wie zum Beispiel für Büro, Verpackung und Reinigung
• Steuern und Abgaben, wie zum Beispiel Grundsteuer, Alkoholabgabe oder Werbeabgabe
• Versicherungen, wie zum Beispiel betriebliche Sachversicherungen
• Werbekosten
• Bankzinsen und Bankkosten sind nur bei ausschließlich betrieblich genutztem Bankkonto als Betriebsausgabe anerkannt

Wenn für bestimmte Ausgaben zum Teil auch private Nutzung anfällt, dann muss der private Anteil abgezogen werden.

Was ist die Absetzung für Abnutzung AfA?

Wertgegenstände, die Du für Deinen Betrieb anschaffst und die länger als ein Jahr Verwendung finden, gehören zu den absetzbaren Wirtschaftsgütern. Voraussetzung für eine Abschreibung ist, dass die Wirtschaftsgüter in Gebrauch genommen und abgenutzt werden. Zu den absetzbaren Wirtschaftsgütern gehören zum Beispiel: Gebäude, Maschinen, Einrichtungsgegenstände oder Fahrzeuge. Aber auch Werbung oder eine Homepage erfährt eine Abnutzung durch die technische Fortentwicklung.

Wenn Du die Einnahmen-Ausgaben Rechnung zur Gewinnermittlung einsetzt, dann musst Du ein Anlagenverzeichnis führen.

Wie berechnest Du die AfA?

Für die Ermittlung des absetzbaren Betrags teilst Du die Kosten für die Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsgutes zu gleichen Teilen über die Jahre der Nutzung auf. Als Anschaffungskosten gilt der Preis für den Erwerb des Gegenstands, während als Herstellungskosten die Aufwendungen gelten, die dem Betrieb selbst für die Herstellung entstanden sind.

Wenn Du das Wirtschaftsgut im zweiten Halbjahr anschaffst, dann gilt für das erste Jahr der Anschaffung der halbe Wert, der sich aus der Rechnung ergibt.

Welche Werte gelten für die Nutzungsdauer?

Für die Nutzungsdauer bestimmter Wirtschaftsgüter hat der Gesetzgeber Werte vorgegeben, wie zum Beispiel:

• Betriebsgebäude: 40 Jahre
• Wohngebäude: 67 Jahre
• PKW und Kombi: 8 Jahre

Wie muss das Anlagenverzeichnis aussehen?

Für den Nachweis zur jährlichen Abschreibung musst Du ein Anlagenverzeichnis erstellen. Dieses nimmt alle Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens auf, die im Betrieb verwendet werden. Das Anlagenverzeichnis muss die folgenden Bestandteile enthalten:

• Bezeichnung jedes einzelnen Wirtschaftsgutes des Anlagevermögens
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Datum der Anschaffung
• Kosten für die Anschaffung oder
• Kosten für die Herstellung
• Jährlicher Absetzungsbetrag AfA
• Nutzungsdauer
• offener Restbetrag

Was geschieht mit geringwertigen Wirtschaftsgütern?

Geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 400 Euro netto nicht überschreiten, können in voller Höhe im Jahr ihrer Beschaffung abgesetzt werden. Für Kleinunternehmer gelten 400 Euro brutto als Grenzwert für geringwertige Wirtschaftsgüter.

Was ist das Wareneingangsbuch?

Unternehmer, die die Einnahmen-Ausgaben Rechnung anwenden, müssen ein Wareneingangsbuch führen. Dort müssen sie alle Waren eintragen, die sie für ihren Betrieb einkaufen, um sie entweder zur Verarbeitung zu verwenden oder weiterzuverkaufen. Das Wareneingangsbuch muss die folgenden Angaben aufweisen:

• fortlaufende Nummer für den Eintrag
• Datum des Wareneingangs
• Datum der Rechnungsstellung
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Warenbezeichnung
• Preis
• Hinweis auf dazugehörende Belege, wie zum Beispiel Lieferschein oder Rechnung

Die Einträge in das Wareneingangsbuch müssen in zeitlicher Reihenfolge vorgenommen werden. Einmal im Monat und zusätzlich einmal im Jahr sind die Beträge zu einer Summe zusammenzufassen.

Welche Aufzeichnungen sind für die Umsatzsteuer anzufertigen?

Für die Ermittlung der Umsatzsteuerschuld muss jeder Unternehmer Aufzeichnungen über die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie über die geleistete Vorsteuer führen.
Für die Einnahmen-Ausgaben Rechnung müssen die folgenden Aufzeichnungen über vereinnahmte Umsatzsteuer vorliegen:

• Einnahmen aus Lieferungen und sonstigen Leistungen
• Angaben über privaten Verbrauch von betrieblichen Gegenständen

Die vereinnahmten Umsätze sind getrennt nach steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen und zugleich getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen.

Aufzeichnungen über geleistete Vorsteuern

Die Vorsteuer bezeichnet Umsatzsteuerbeträge, die ein Unternehmen für Lieferantenrechnungen oder Dienstleistungsrechnungen bezahlt hat. Da die bezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abgezogen wird, muss sie gut belegt werden. Als Aufzeichnungen über die geleistete Vorsteuer müssen die folgenden Belege vorliegen:

• Beträge für bezogene Lieferungen und sonstige Leistungen
• Anzahlungsbeträge für bezogene Lieferungen und sonstige Leistungen
• Die auf diese Beträge anfallende und bezahlte Umsatzsteuer

Tipp: Umsatzsteuer im Einnahmen Ausgaben Journal
Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten können Unternehmer im Rahmen des Einnahmen Ausgaben Journals erfüllen. Aus dem Journal sollten alle Daten hervorgehen, die Du für die Umsatzsteuervoranmeldung brauchst. Für die Aufteilung der erfassten Geschäftsvorfälle kannst Du die Einnahmenspalte nach Steuersätzen unterteilen oder für jeden Steuersatz ein eigenes Konto einrichten. Um die Vorsteuern zu erfassen, kannst Du im Einnahmen Ausgaben Journal eine eigene Spalte einrichten.

Wie behandelst Du Verluste?

Unternehmen, die in einem Kalenderjahr einen Verlust verzeichnen, können diesen bei der Einkommensteuer mit anderen Einkünften verrechnen. So können zum Beispiel Lohneinkünfte oder Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, die Du im gleichen Kalenderjahr erzielst, um den Betrag Deines Verlustes verringert werden, um so Deine Steuerlast zu senken.

Beispiel für die Einnahmen-Ausgaben Rechnung

A) Betriebseinnahmen

• Erträge/Betriebseinnahmen
• Eigenverbrauch und Privatentnahmen
• Betriebseinnahmen, für die Mitteilungen gem. §109a EStG ausgestellt wurden
• Anlagenerträge/Entnahmewert von Anlagevermögen
• übrige Erträge/Betriebseinnahmen inklusive Finanzerträge

Betriebseinnahmen gesamt

B) Betriebsausgaben

• Waren- Roh- und Hilfsstoffe
• Fremdpersonal und Fremdleistungen
• Personalaufwand für eigenes Personal inklusive Lohnnebenkosten
• Abschreibungen auf das Anlagevermögen AfA
• geringwertige Wirtschaftsgüter
• Instandhaltungen für Gebäude
• Reisekosten inklusive Kilometergeld und Diäten
• Laufende KFZ-Kosten
• Leasing
• Miet- und Pachtaufwand
• Provisionen an Dritte, Lizenzgebühren
• Werbe- und Repräsentationsaufwendungen, Trinkgelder
• Buchwert abgegangener Anlagen
• Zinsen und ähnliche Aufwendungen
• Eigene Pflichtversicherungsbeiträge für gewerbliche Sozialversicherung
• Beiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen
• betriebliche Spenden
• Übrige Betriebsausgaben
• Pauschalierte Betriebsausgaben

Betriebsausgaben gesamt

Gewinn / Verlust: A) minus B)