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Wie kannst Du ein gutes Angebot schreiben?

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Als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler musst Du laufend Angebote schreiben. Damit informierst Du Deinen Kunden darüber, welche Ware oder Leistung Du bietest und welche Bedingungen Du an die Lieferung oder an die Ausführung einer Dienstleistung knüpfst. Da Du Dich durch ein Angebot verpflichtest, auch von Deiner Seite die Bedingungen zu erfüllen, muss dieses sehr sorgfältig und umsichtig verfasst werden. Das Angebot stellt ein wesentliches Instrument in der Kundenbeziehung dar. Die Formulierung erfordert deshalb eine gute Vorbereitung. Hier findest Du wertvolle Tipps, die Dir beim Angebot schreiben helfen.

Was ist ein Angebot? – Angebot schreiben

Dein Angebot ist prinzipiell Deine Antwort auf die Anfrage eines Kunden. Dabei ist es unerheblich, ob Dein Kunde ein anderes Unternehmen oder eine Privatperson ist. Beide haben einen rechtlichen Anspruch darauf, dass Dein Angebot zuverlässig ist. Wenn Unternehmen ein Angebot schreiben, dann vermitteln sie ihrem Kunden darin die Bedingungen, zu welchen sie eine Ware oder eine Dienstleistung erbringen. Zugleich erhält der Kunde mit dem Angebot eine Zusage über die Bereitstellung der Ware oder Leistung.

Welche Bedingungen kann Dein Angebot enthalten?

Die Rahmenbedingungen, die Du mit Deinem Angebot festlegst, beziehen sich auf bestimmte Merkmale im Zuge Deiner Warenlieferung oder Dienstleistung. Dazu gehören zum Beispiel

  • Art der Ware oder Leistung
  • Menge der Ware
  • Umfang der Leistung
  • Preis der Einheit
  • Gesamtpreis der Lieferung oder Leistung
  • Lieferzeit
  • Zeitspanne für die Leistung
  • Ort der Leistungserfüllung
  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsmodalitäten
  • Rabatte
  • Skonto

Worum geht es beim Angebot schreiben?

Wenn du ein Angebot schreibst, dann eröffnest Du damit eine Vertragsverhandlung mit einem Interessenten. In der Folge greift für das Angebot und die daraus folgenden Verhandlungsschritte das Vertragsrecht. Damit Dein Angebot für beide Seiten Rechtssicherheit bietet, müssen sämtliche Angaben stimmig sein, um Missverständnisse so weit wie möglich ausschließen. Zudem versicherst Du mit Deinem Angebot auch, dass Du willens und in der Lage bist, eine Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Daher musst Du auch bei der Beschreibung von Ware oder Leistung wahrheitsgemäße Angaben machen.

Angebot schreiben – Welche Pflichtangaben musst Du machen?

In Österreich sind Unternehmer dem Unternehmensgesetzbuch und der Gewerbeordnung unterstellt. Die Gesetzeswerke geben an verschiedenen Stellen vor, welche Angaben auf Geschäftspapieren von Unternehmen rechtlich erforderlich sind. Dabei hängt es von der Rechtsform der Unternehmen und von der Art des Geschäftsdokuments ab, welche konkreten Angaben zu machen sind. Angebote zählen zu den Geschäftspapieren, die grundsätzlich erforderliche Bestandteile enthalten müssen.

Für die Pflichtangaben auf Geschäftspapieren gilt es zu unterscheiden, ob Deine Firma im Firmenbuch eingetragen ist oder nicht. Angebote von Unternehmen mit Eintrag im Firmenbuch müssen die folgenden Bestandteile enthalten:

  • Name des Unternehmens
  • Bezeichnung der Betriebsstätte durch Angabe des im Firmenbuch eingetragenen Firmenwortlauts
  • Rechtsform der Firma
  • Firmensitz laut Firmenbuch
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Wenn das Unternehmen in Liquidation ist, ist ein Hinweis hierauf erforderlich
  • Genossenschaften müssen die Art ihrer Haftung angeben

Unternehmer, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, müssen anstatt der Angaben in Bezug auf das Firmenbuch die folgenden Bestandteile in ihr Angebot aufnehmen:

  • Name des Einzelunternehmers
  • Standort der Gewerbeberechtigung

Freiwillige Angaben:

  • Bankverbindungen
  • Gerichtsstand oder Eigentumsvorbehalt

Welche weiteren Bestandteile muss Dein Angebot enthalten?

Neben den grundlegenden Pflichtangaben, die für Unternehmen mit oder ohne Firmenbucheintrag gelten, müssen Angebote generell die folgenden Bestandteile aufweisen:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Bezeichnung der Ware
  • Menge der Ware oder
  • Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Lieferung oder
  • Tag der Leistung oder
  • Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung in Netto
  • Steuersatz
  • Höhe des Steuerbetrags
  • Gesamtsumme des Angebots
  • Ausstellungsdatum
  • Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend
  • Unterschrift

Weitere Angaben, die für Rechtssicherheit sorgen

Um potenzielle Streitigkeiten über eine Lieferung oder eine Leistung im Vorfeld auszuschließen, ist es zu empfehlen, auch die folgenden Angaben in Dein Angebot aufzunehmen:

  • Angebotsnummer
  • Lieferbedingungen für Waren mit Angaben zu Verpackung und Versandart
  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsfristen
  • Einschränkungen oder Preisveränderungen mit Hinweis auf Zeitpunkte oder Zeiträume
  • Frist, Zeitraum oder Datumsangabe für die Gültigkeit des Angebotes
  • Verweis auf die eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Freizeichnungsklausel

Was bedeutet die Freizeichnungsklausel?

Mit der so genannten Freizeichnungsklausel informierst Du den Interessenten darüber, dass Du die Verbindlichkeit Deines Angebotes für bestimmte Merkmale einschränkst. Die Einschränkungen können sich zum Beispiel auf die Art und den Umfang der Leistung oder auf Liefertermine beziehen. Du kannst beispielsweise Waren anbieten, „solange der Vorrat reicht“ oder Dir für Deine Preise „Preisänderungen vorbehalten“.

Was ist ein freibleibendes Angebot?

Für Dein Angebot kannst Du nicht nur einzelne Bestandteile mit einer Freizeichnungsklausel belegen. Du hast auch die Möglichkeit, die Gültigkeit Deines gesamten Angebotes durch die Bezeichnung „Angebot freibleibend“ einzuschränken. Dabei musst Du allerdings beachten, dass Du für einen rechtssicheren Kaufvertrag sorgst, sobald der Auftrag zustande kommt. Wenn Du ein freibleibendes Angebot erstellst, dem Dein Kunde zustimmt, dann solltest Du daher unbedingt eine Auftragsbestätigung schicken, die die veränderten Bedingungen nennt. Nimmt Dein Kunde die veränderten Bedingungen erneut an, dann musst Du dafür sorgen, dass er seine Zustimmung nachweislich erklärt.

Wie gibst Du die Angebotspreise an? Brutto oder netto?

Genauso wie bei der späteren Rechnung gibst Du Deine Preise sowohl in netto als auch in brutto auf Deinem Angebot an.

Für die einzelnen Positionen, die entweder aus Waren oder aus Leistungen bestehen, gibst Du Einzelpreise in netto an. Je nach Umfang Deines Angebotes entsteht dabei eine Liste aus Einzelpreisen, die sich jeweils auf die einzelnen Positionen beziehen. Am Ende der Liste ermittelst Du eine Zwischensumme in Netto, indem Du alle Einzelpreise zu einer Summe zusammenzählst.
Danach gibst Du den Steuersatz an, den Du auf Deine Ware oder Leistung aufschlagen musst. Aus der Nettosumme errechnest Du die Steuersumme, die Du von Deinem Kunden erheben wirst, wenn er Dein Angebot annimmt. Dein Angebot nennt dem Kunden am Ende auch den Bruttopreis, der sich aus der Summe des Nettopreises und des Steuerbetrags ergibt.

Wenn Du in Deinem Angebot verschiedene Steuersätze anwendest, dann musst Du die Nettobeträge entsprechend aufteilen und mehrere Zwischensummen erstellen. Im zweiten Schritt ergeben sich entsprechende Bruttosummen, die Du am Ende wieder zur Endsumme des Angebotes zusammenfasst.

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Sind Angebote kostenpflichtig? – Angebot schreiben

Als Unternehmer hast Du die Freiheit, Gebühren zu erheben, wenn Dich ein Kunde darum bittet, dass Du ihm ein Angebot schreiben sollst. In diesem Falle musst Du den Interessenten im Vorfeld über Deine Gebühren aufklären.

Allerdings stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, wenn Du für die Angebotserstellung Gebühren verlangst. Meist holen Interessenten von mehreren Anbietern Preise und Informationen über Leistungen ein. Ein kostenpflichtiges Angebot kann Interessenten abschrecken, die sich stattdessen an Anbieter der Konkurrenz wenden.

Wenn Du Dich noch nicht am Markt ausreichend etabliert hast, dann ist es besonders wichtig für Dein Unternehmen, Angebote stellen zu können. Denn mit einem Angebot stellst Du die Qualitäten Deines Unternehmens, Deine Leistungspalette und Deine Kompetenzen vor. Daher solltest Du gerade als junger Unternehmer die Erstellung von Angeboten als gute Möglichkeit erachten, um Deine Firma in individueller Form zu präsentieren.

Wie solltest Du ein Angebot formulieren?

Wenn Unternehmen ihre Angebote schreiben, beabsichtigen sie damit insbesondere, den interessierten Kunden von ihrer Leistung oder ihrer Ware zu überzeugen. Mit einem sorgfältig ausgearbeiteten Angebot, das in einer ansprechenden Formulierung ausgeführt ist, präsentierst Du Dein Unternehmen als zuverlässig und kompetent. Beim Verfassen Deines Angebotes solltest Du daher einige Kriterien beachten:

  • Anrede eines Ansprechpartners
    Richte Dein Angebot persönlich an einen bestimmten Ansprechpartner, den Dein Interessent im Vorfeld nennen sollte. Ein Angebot solltest Du nicht mit allgemeiner Anrede beginnen.
  • Übersichtliche Form
    Verfasse Dein Angebot so, dass es inhaltlich und optisch abgestimmt und dass Dein Kunde einen schnellen Überblick über Angebot, Preise und weitere Bedingungen erhält. Sorge für eine klare Gliederung, welche die Inhalte ordentlich und strukturiert darstellt. Der Kunde soll durch die Ordnung Deines Angebotes die Sicherheit erhalten, dass er Deine Leistungen gut nachvollziehen kann und dass auch die Bedingungen eindeutig sind.
  • Einfache Sprache
    Für ein Angebot solltest Du immer eine einfache Formulierung verwenden, die Abkürzungen und Fremdwörter ausschließt. Damit stellst Du sicher, dass Du Deine Inhalte an Deinen Kunden unmissverständlich übermittelst.
  • Freundlicher Ton
    Dein Angebot sollte von einem positiven und freundlichen Grundton getragen sein. Damit vermittelst Du Dein Interesse daran, den Auftrag auszuführen und in diesem dem Kunden entgegenzukommen.

Mustersätze für die Formulierung – Angebot schreiben

Für die Formulierung Deiner Angebote kannst Du auch Mustersätze verwenden, wie zum Beispiel:

Einleitung

  • Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom (Datum)
  • Über Ihr Interesse an unserem Produkt freuen wir uns sehr
  • Wunschgemäß bieten wir Ihnen an

Angebotsgültigkeit

  • Unser Angebot ist gültig bis (Datum)
  • Wir halten Ihnen unser Angebot offen bis zum (Datum)
  • Das Angebot ist unverbindlich
  • Das Angebot ist freibleibend

Zahlungsbedingungen

  • Bitte beachten Sie unsere Zahlungsbedingungen
  • Zahlungs- und Lieferbedingungen entnehmen Sie bitte unseren beigefügten AGB

Schlussformulierung

  • Wir bedanken uns für Ihr Interesse
  • Gerne erwarten wir Ihre Bestellung
  • Wenn Sie weitere Informationen benötigen, kommen Sie bitte auf uns zu

Wann ist eine Angebotsvorlage sinnvoll?

Angebot schreiben, sind auf eine gute Vorlage für ihr Angebot angewiesen. So können sie auf eine Anfrage hin sehr schnell und flexibel reagieren. Eine Angebotsvorlage sollte alle Bestandteile enthalten, die entweder grundsätzlich oder sehr häufig bei der Angebotserstellung vorkommen. Hingegen solltest Du vermeiden, alte Angebote für neue Anfragen zu verwenden. Denn hierbei kommt es sehr häufig zu Fehlern.

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Tipp: Buchhaltungssoftware nutzt Angebot als Grundlage für die spätere Rechnung

Dein Angebot enthält alle Angaben, die Du auch für Deine spätere Rechnung erneut verwenden kannst. Auf Deiner späteren Rechnung musst Du lediglich einige weitere Bestandteile hinzufügen, wie zum Beispiel Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder unter bestimmten Umständen auch die UID Deines Kunden sowie Deine Bankverbindung für die Überweisung. Wenn Du viele Angebote schreiben musst, lohnt es sich, die beiden Dokumente aufeinander abzustimmen. Eine Buchhaltungssoftware ist in der Lage, Deine Angebote für die spätere Abrechnung automatisch zu übernehmen und als Rechnung aufzubereiten. So kannst Du die spätere Rechnung mit wenigen Arbeitsschritten ausführen.

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